KI-Notiztools nehmen dir die Mitschrift ab, verarbeiten dabei aber Stimmen und Aussagen aller Teilnehmer – also personenbezogene Daten. Dieser Guide zeigt Schritt für Schritt, wie du MeetGeek oder Notta anbindest und die wichtigsten DSGVO-Voraussetzungen dafür schaffst. (Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, Stand: Juli 2026.)
Was du brauchst
- Account bei MeetGeek oder Notta (beide mit kostenlosem Plan zum Ausprobieren, bei Notta zeitlich eng begrenzt)
- Zugriff auf den genutzten Kalender (Google/Microsoft) oder den jeweiligen Meeting-Link
- Abschlussbefugnis für einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – meist Geschäftsführung oder Einkauf
- Grundkenntnisse in Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams
- Liste der Teilnehmer, die vorab über die Aufnahme informiert werden müssen
Zeitaufwand: ca. 30–45 Minuten Ersteinrichtung · Schwierigkeitsgrad: Einsteigerfreundlich · Benötigte Rechte: Vertragsabschluss (AVV), ggf. Team-Admin-Rolle im Tool
Schritt 1: Tool auswählen und Plan prüfen
MeetGeek erreicht in unserer Bewertung einen DSGVO-Score von 8.0/10 und bietet einen kostenlosen Basic-Plan (3 Std. Transkription/Monat, „Free forever”); der bezahlte Pro-Plan startet bei 9,99 $ (USD)/Nutzer/Monat – Abrechnung in US-Dollar, kein Euro-Preis. Notta liegt bei einem DSGVO-Score von 6.5/10 und bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan (120 Min./Monat, max. 3 Min./Gespräch); Bezahlpreise bitte direkt beim Anbieter prüfen. Für einen ersten Test reicht bei beiden der kostenlose Plan, bei Notta wegen der Zeitlimits aber nur für kurze Gespräche; für den produktiven Einsatz mit Kundengesprächen ist MeetGeek aktuell die datenschutzrechtlich besser abgesicherte Wahl. Danach hast du eine begründete Entscheidung für ein Tool getroffen.
Schritt 2: AVV abschließen und Standardvertragsklauseln prüfen
Ohne AVV darfst du kein Tool produktiv einsetzen, das in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Fordere den AVV direkt beim Anbieter an (bei beiden Tools über den Support oder die Business-/Enterprise-Pläne) und lass ihn von einer abschlussberechtigten Person unterschreiben. Frag zusätzlich aktiv beim Anbieter nach dem Serverstandort: Liegt er außerhalb der EU, brauchst du zusätzlich Standardvertragsklauseln (SCCs) – öffentliche Angaben dazu sind bei beiden Anbietern nicht immer vollständig. Danach liegt dir ein unterschriebener AVV inklusive der passenden Transfer-Absicherung vor.
Schritt 3: Kalender verbinden oder Meeting-Link einfügen
Bei MeetGeek verbindest du unter den Kalendereinstellungen Google- oder Microsoft-Kalender und aktivierst „Automatic Join” – das Tool schickt dann automatisch einen Meeting-Agenten zu Zoom-, Meet- oder Teams-Terminen. Für spontane Meetings fügst du den Link über die Chrome-Erweiterung („Invite Notetaker”) hinzu. Bei Notta klickst du im Dashboard auf „Transcribe live meeting”, fügst den Meeting-Link ein und wählst die Sprache. Alternativ lädst du eine bestehende Audio- oder Videodatei über „Upload & transcribe” hoch (Limits ohne Sprechererkennung: 5 Stunden/1 GB Audio, 5 Stunden/10 GB Video). Danach ist dein Tool mit dem konkreten Meeting verknüpft.
Schritt 4: Teilnehmer-Einwilligung einholen
MeetGeeks explizite Zustimmungsabfrage (Settings → „Recording Notifications & Consent”) ist laut Preisseite erst ab dem Business-Plan enthalten; Free/Pro senden nur eine automatische Info-Mail zur Aufnahme. Bei Notta ist eine vergleichbare Funktion nicht dokumentiert. Kündige die Aufnahme deshalb auf Free/Pro-Plänen bei beiden Tools zusätzlich im Kalendertermin und mündlich zu Beginn des Gesprächs an und dokumentiere die Zustimmung selbst, z. B. im Protokoll. Danach hast du eine nachweisbare Einwilligung aller Teilnehmer statt einer reinen Ankündigung.
Schritt 5: Meeting transkribieren und Transkript prüfen
Läuft das Meeting, transkribiert MeetGeek in Echtzeit und liefert Zusammenfassung, Highlights und Transkript meist 5–7 Minuten nach Meeting-Ende per Mail. Bei Notta startest du die Live-Transkription mit „Transcribe Now” bzw. wartest nach dem Upload auf die Verarbeitung. Prüfe in beiden Fällen das fertige Transkript auf falsch zugeordnete Sprecher oder sensible Passagen, bevor du es intern teilst. Danach liegt dir ein geprüftes, korrekt zugeordnetes Transkript vor.
Schritt 6: Zugriffsrechte einschränken, TOMs prüfen und Löschfristen konfigurieren
Beschränke im Team-Bereich beider Tools den Zugriff auf Transkripte auf die tatsächlich beteiligten Personen statt auf das ganze Workspace. Prüfe die dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) – MeetGeek verschlüsselt Daten laut Anbieter mit AES-256 und TLS. Stelle danach die Löschfristen ein: MeetGeek staffelt sie nach Plan (Free: 3 Monate Transkripte/1 Monat Audio; Pro: 1 Jahr Transkripte/6 Monate Audio; Business: unbegrenzte Transkripte/12 Monate Video; Enterprise: individuell konfigurierbar). Notta bietet ebenfalls eine Löschfunktion für einzelne Aufnahmen oder das gesamte Konto; konkrete Fristen dafür sind öffentlich nicht dokumentiert – frag sie beim Support ab. Danach sind Zugriff und Aufbewahrung an euren tatsächlichen Bedarf angepasst statt an die Voreinstellung des Anbieters.
DSGVO-Checkliste für den Einstieg
- AVV mit dem Anbieter unterschrieben?
- Standardvertragsklauseln bei Datentransfer in Drittländer vorhanden?
- Serverstandort beim Anbieter erfragt (EU vs. USA)?
- Einwilligungsprozess für Teilnehmer dokumentiert, nicht nur angekündigt?
- Löschfrist für Transkripte/Aufnahmen konfiguriert bzw. beim Support erfragt?
- Zugriffsrechte im Team auf beteiligte Personen eingeschränkt?
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten um das Tool ergänzt?
- TOMs des Anbieters geprüft und dokumentiert?
- Betriebsrat bzw. Datenschutzbeauftragte:r bei regelmäßigem Einsatz informiert?
Häufige Fehler
Der häufigste Fehler: Aufnahmen laufen bereits, bevor der AVV unterschrieben ist – Tests mit echten Kundengesprächen sind dann bereits ein Verstoß. Zweithäufigster Fehler: Teilnehmer werden nur informiert statt aktiv um Zustimmung gebeten – MeetGeeks Consent-Funktion ist zudem erst ab dem Business-Plan enthalten, auf Free/Pro muss die Zustimmung manuell dokumentiert werden. Häufig wird zudem der Serverstandort eines Tools ungeprüft übernommen, statt ihn beim Anbieter zu erfragen – liegt er außerhalb der EU, braucht die Drittlandübermittlung mehr als nur Standardvertragsklauseln auf dem Papier. Und: Löschfristen werden nach der Einrichtung nie wieder angefasst, obwohl der Standardwert oft länger ist als nötig.
Ergebnis
Nach diesen sechs Schritten hast du ein Transkriptions-Tool produktiv im Einsatz, mit unterschriebenem AVV, dokumentierter Teilnehmer-Einwilligung, eingeschränkten Zugriffsrechten und konfigurierten Löschfristen.
Beispiel: Eine Steuerkanzlei nutzt MeetGeek für interne Team- und Organisationsbesprechungen. Nach der Einrichtung liegt ein AVV vor, alle Teilnehmenden bestätigen die Aufnahme, und Transkripte werden nach zwölf Monaten automatisch gelöscht.
Vor dem Einsatz für Mandanten- oder Patientengespräche: Berufsgeheimnisträger – Steuerberater, Anwälte, Ärzte, Heilberufe – unterliegen zusätzlich § 203 StGB, und Gesundheitsdaten sind eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Ein AVV allein deckt das nicht ab; nötig ist eine Vereinbarung, die den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Für MeetGeek ist eine solche Vereinbarung nicht öffentlich dokumentiert (Stand: 2026-08). Das gehört vor dem ersten Mandantengespräch mit Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt geklärt – für interne Besprechungen stellt sich die Frage nicht. (Kein Rechtsberatungsersatz.)
Häufige Fragen
Was kostet der Umstieg zwischen MeetGeek und Notta? Beide Tools bieten einen Datenexport für Transkripte; Kosten für den Umstieg entstehen meist nur durch parallel laufende Abos während der Testphase – aktuelle Konditionen bitte beim Anbieter prüfen.
Wie kündige ich das Tool und bekomme meine Daten zurück? Exportiere Transkripte vor der Kündigung über die Exportfunktion und stelle einen Löschantrag; konkrete Bearbeitungsfristen dazu bitte beim Support erfragen.
Wer haftet, wenn Daten in ein Nicht-EU-Land übermittelt werden? Verantwortlich bleibt euer Unternehmen – der AVV regelt die Pflichten des Anbieters, entbindet euch aber nicht von der Prüfung der Übermittlungsgrundlage. Kläre den Serverstandort deshalb aktiv beim Anbieter.
Muss ich externe Teilnehmer anders behandeln als interne Kolleg:innen? Ja: Bei externen Teilnehmern (Kund:innen, Bewerber:innen) ist eine dokumentierte Einwilligung besonders wichtig, da du dich nicht auf interne Betriebsvereinbarungen berufen kannst.
Was passiert, wenn ein Teilnehmer der Aufnahme nicht zustimmt? Bei MeetGeek (Business-Plan) muss die Person laut Anbieter den Call verlassen; bei Notta und MeetGeek Free/Pro deaktiviert ihr die Aufnahme manuell oder führt sie ohne die Person fort.