Ob Angebotsentwurf, E-Mail oder Social-Media-Beitrag – viele dieser Aufgaben lassen sich heute von einem KI-Tool in wenigen Sekunden vorbereiten. Doch was genau ist eigentlich ein KI-Tool?
Ein KI-Tool ist eine Software, die mithilfe künstlicher Intelligenz Aufgaben übernimmt, für die bisher ein Mensch nötig war – etwa Texte schreiben, Bilder erstellen oder Daten auswerten. Für KMU sind solche Tools relevant, weil sie Routineaufgaben spürbar beschleunigen können, ohne dass zusätzliches Personal nötig ist.
Was bedeutet KI-Tool?
Ein KI-Tool ist eine Anwendung, die auf Basis von Eingaben (Text, Bild, Sprache oder Daten) eigenständig Ergebnisse erzeugt – zum Beispiel einen Textentwurf, eine Bildvariante oder eine Empfehlung. Der EU AI Act definiert den technischen Oberbegriff dazu, das „KI-System”, als „ein maschinengestütztes System, das so konzipiert ist, dass es mit unterschiedlichem Grad an Autonomie betrieben werden kann und nach seiner Einführung Anpassungsfähigkeit zeigt, und das für explizite oder implizite Ziele aus den Eingaben, die es erhält, ableitet, wie es Ausgaben wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen generieren kann” (Art. 3 Abs. 1 EU AI Act). „KI-Tool” ist die alltagssprachliche, nicht gesetzlich definierte Bezeichnung für ein Produkt, in dem ein solches KI-System steckt – meist als Web-App, Browser-Erweiterung oder Plug-in in bestehender Software.
Welche Arten von KI-Tools gibt es?
Zu den bekanntesten KI-Tools gehören Textassistenten, Bildgeneratoren, Transkriptionsdienste, Übersetzungswerkzeuge, Programmierhilfen und Datenanalyse-Tools. Sie unterscheiden sich zwar in ihrer Spezialisierung, basieren aber häufig auf denselben grundlegenden KI-Modellen wie einem Large Language Model oder einem Foundation Model.
| Aufgabe | Typisches KI-Tool |
|---|---|
| E-Mails und Texte schreiben | KI-Textassistent |
| Bilder erzeugen | Bildgenerator |
| Meetings transkribieren | Transkriptions-KI |
| Excel-Daten auswerten | Datenanalyse-KI |
| Texte übersetzen | Sprach-KI |
| Code schreiben und debuggen | Programmierassistent |
Welche Kategorie im Einzelfall passt, hängt von der konkreten Aufgabe ab – viele Anbieter kombinieren inzwischen mehrere dieser Funktionen in einem einzigen Tool.
Warum ist ein KI-Tool für mein Unternehmen wichtig?
Für KMU und Freelancer sind KI-Tools vor allem deshalb relevant, weil sie zeitintensive Aufgaben ohne zusätzliches Personal übernehmen können. Ein Textgenerator formuliert Produktbeschreibungen oder E-Mail-Entwürfe vor, ein Transkriptions-Tool verschriftlicht Kundengespräche, ein Bildgenerator erstellt Social-Media-Grafiken. Der Nutzen entsteht durch Zeitersparnis bei Routineaufgaben – die inhaltliche Prüfung und Freigabe bleibt dabei Aufgabe der Mitarbeitenden, da KI-Tools Fehler produzieren können.
KI-Tool in der Praxis: ein Beispiel
Eine Freelancerin nutzt ein KI-Textwerkzeug, um Rohentwürfe für Kundenangebote zu erstellen. Sie gibt Stichpunkte zum Auftrag ein, das Tool liefert einen strukturierten Textvorschlag, den sie anschließend prüft, korrigiert und mit den tatsächlichen Konditionen abgleicht. Der Zeitgewinn entsteht beim ersten Entwurf – die fachliche und rechtliche Verantwortung für den fertigen Text trägt weiterhin sie selbst.
DSGVO-Relevanz beim Einsatz von KI-Tools
Sobald ein KI-Tool personenbezogene Daten verarbeitet – etwa Kundennamen, E-Mail-Adressen oder Gesprächsmitschnitte –, gelten die Vorgaben der DSGVO. Das bedeutet: Solche Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehört – sofern eine Auftragsverarbeitung vorliegt, der Anbieter die Daten also weisungsgebunden für euch verarbeitet – insbesondere ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, hat dazu am 6. Mai 2024 die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz” mit konkreten Prüfkriterien für Auswahl und Einsatz von KI-Anwendungen veröffentlicht. Bei vielen Anbietern lässt sich der Standort der Server und die Verfügbarkeit eines AVV direkt in den Nutzungsbedingungen oder auf Anfrage klären. Ob das beim jeweiligen Tool zutrifft, solltet ihr aktuell direkt beim Anbieter prüfen, bevor ihr personenbezogene Daten eingebt.
Verwandte Begriffe
Wer sich mit KI-Tools beschäftigt, stößt schnell auf verwandte Fachbegriffe:
- Large Language Model (LLM) – die Technologie, die hinter vielen Text-Tools steckt
- Foundation Model – das breiter trainierte Basismodell hinter vielen KI-Tools
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – das zentrale Datenschutz-Dokument beim Tool-Einsatz
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) – relevant bei risikoreicheren KI-Einsätzen
- Kostenloses KI-Tool – Besonderheiten von Freemium-Modellen und die passende AVV-Prüfliste
Häufige Fragen
Ist jedes KI-Tool automatisch DSGVO-konform?
Nein. Ob ein KI-Tool aus DSGVO-Sicht geeignet ist, hängt vom konkreten Einsatz ab, etwa davon, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Das gilt es beim jeweiligen Anbieter zu prüfen, nicht pauschal anzunehmen.
Brauche ich für jedes KI-Tool einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Nur wenn eine Auftragsverarbeitung vorliegt, der Anbieter also personenbezogene Daten weisungsgebunden für euch verarbeitet. Ob das beim jeweiligen Tool der Fall ist, solltet ihr direkt beim Anbieter klären, bevor ihr personenbezogene Daten eingebt.
Welche Aufgaben können KI-Tools in einem kleinen Unternehmen übernehmen?
Typisch sind Textentwürfe, Transkriptionen von Gesprächen, Bildgenerierung für Social Media, Übersetzungen, Programmierhilfe oder die Auswertung größerer Datenmengen. Die inhaltliche Prüfung und Freigabe bleibt dabei Aufgabe der Mitarbeitenden.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Tool und einem KI-System?
KI-System ist der technische, im EU AI Act gesetzlich definierte Oberbegriff. KI-Tool ist die alltagssprachliche Bezeichnung für ein Produkt, in dem ein solches KI-System steckt, zum Beispiel eine Web-App oder ein Plug-in.
Welche Arten von KI-Tools gibt es?
Die bekanntesten Kategorien sind Textassistenten, Bildgeneratoren, Transkriptionsdienste, Übersetzungswerkzeuge, Programmierhilfen und Datenanalyse-Tools. Viele Anbieter kombinieren inzwischen mehrere dieser Funktionen in einem einzigen Produkt.