ChatGPT im Praxistest: 15 typische KMU-Aufgaben, ein Nachmittag, ein Fazit

Ich bin Inhaber eines kleinen Malerbetriebs im Rheinland, sechs Mitarbeitende, seit 15 Jahren am Markt. Wir machen klassische Innen- und Fassadenanstriche, Tapezierarbeiten und kleinere Renovierungen für Privatkunden und kleine Gewerbebetriebe in der Region. Ich werde dir jetzt nacheinander mehrere Aufgaben aus meinem Arbeitsalltag schicken.

Aufgabe 1 – Der LinkedIn-Auftritt: Schreib mir einen LinkedIn-Post zu unserer neuen Leistung "Fassadendämmung". Max. 150 Wörter, soll sowohl B2B- als auch Privatkunden ansprechen.

Gern – hier ist ein professioneller LinkedIn-Post, der Vertrauen aufbaut und nicht zu werblich wirkt:

Eine gut gedämmte Fassade macht mehr als nur einen besseren Eindruck – sie kann langfristig Energiekosten senken, den Wohnkomfort erhöhen und den Wert einer Immobilie steigern.

Deshalb erweitern wir unser Leistungsspektrum und bieten ab sofort auch Fassadendämmung an. Dabei setzen wir auf eine sorgfältige Beratung, saubere Ausführung und Lösungen, die zum jeweiligen Gebäude passen.

Ob Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus oder kleinere Gewerbeimmobilie – wir begleiten unsere Kunden von der Planung bis zur fertigen Fassade zuverlässig und termingerecht.

Seit 15 Jahren stehen wir als Malerbetrieb im Rheinland für solides Handwerk und persönliche Betreuung. Wir freuen uns darauf, künftig noch mehr rund um die Gebäudehülle aus einer Hand anbieten zu können.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit einer Fassadendämmung gemacht?

Aufgabe 2 – Die Beschwerde-Mail: Ein Kunde beschwert sich, weil sich sein Termin um zwei Tage verzögert hat. Schreib mir eine Antwort-Mail: entschuldige dich, nenne als Grund einen kurzfristigen Personalengpass, und biete ihm 5 % Rabatt auf die Rechnung an.

Hier ist eine höfliche und professionelle Antwort, die Verantwortung übernimmt und dem Kunden entgegenkommt:

Betreff: Entschuldigung für die Terminverschiebung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Es tut uns aufrichtig leid, dass sich Ihr Termin um zwei Tage verschoben hat.

Grund für die Verzögerung war ein kurzfristiger Personalengpass, den wir trotz sorgfältiger Planung leider nicht vermeiden konnten. Uns ist bewusst, dass eine Terminverschiebung für Sie mit Unannehmlichkeiten verbunden ist, und wir entschuldigen uns dafür ausdrücklich.

Als kleine Wiedergutmachung möchten wir Ihnen einen Nachlass von 5 % auf den Rechnungsbetrag gewähren.

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und Ihr Vertrauen. Selbstverständlich setzen wir alles daran, die Arbeiten nun zuverlässig und in der gewohnten Qualität auszuführen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team des Malerbetriebs

Aufgabe 3 – Der Angebotstext-Feinschliff: Mach aus diesem holprigen Drei-Satz-Angebotstext etwas Professionelleres, ohne die Fakten zu verändern: "Wir malen Ihre Wände. Wir sind schon lange im Geschäft. Der Preis ist fair."

Gern – hier ist eine professioneller formulierte Version mit denselben Aussagen, ohne neue Fakten hinzuzufügen:

Wir übernehmen das fachgerechte Streichen Ihrer Wände und sorgen für eine saubere Ausführung. Dank unserer langjährigen Erfahrung können Sie auf eine zuverlässige Umsetzung vertrauen. Dabei bieten wir Ihnen ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis.

Aufgabe 4 – Der Blog-Fahrplan: Ich will einen Blogartikel mit dem Titel "KI im Handwerk: Wo sie wirklich hilft und wo nicht" schreiben. Erstell mir eine Gliederung mit 5–6 Überschriften plus eine Einleitung von rund 100 Wörtern.

Hier ist eine strukturierte Gliederung mit einer Einleitung als Grundlage für deinen Blogartikel:

KI im Handwerk: Wo sie wirklich hilft und wo nicht

Einleitung
Künstliche Intelligenz ist längst nicht mehr nur ein Thema für große Unternehmen oder die IT-Branche. Auch Handwerksbetriebe kommen zunehmend mit KI in Berührung – sei es bei der Angebotserstellung, der Büroorganisation oder im Marketing. Gleichzeitig gibt es viele Missverständnisse darüber, was KI tatsächlich leisten kann und wo ihre Grenzen liegen. Dieser Beitrag zeigt anhand praxisnaher Beispiele, wie Handwerksbetriebe KI sinnvoll einsetzen können, welche Aufgaben sie erleichtert und warum Erfahrung, Fachwissen und persönlicher Kundenkontakt auch in Zukunft unersetzlich bleiben.

1. Warum KI im Handwerk immer wichtiger wird
2. Diese Aufgaben kann KI heute sinnvoll übernehmen
3. Wo menschliches Handwerk unverzichtbar bleibt
4. Chancen und Grenzen beim Einsatz im Arbeitsalltag
5. So gelingt der Einstieg in kleinen Handwerksbetrieben
6. Fazit: KI als Werkzeug – nicht als Ersatz für Fachkräfte

Aufgabe 5 – Die Winterflaute-Ideen: Im Winter haben wir oft weniger Aufträge für Außenarbeiten. Gib mir 8–10 konkrete Ideen, wie wir im Winter mehr Innenraum-Aufträge gewinnen können.

Hier sind zehn konkrete Maßnahmen, mit denen ihr in den Wintermonaten gezielt mehr Innenraum-Aufträge gewinnen könnt:

1. Winter-Aktionswochen – Ein zeitlich begrenztes Angebot für Innenanstriche oder Tapezierarbeiten schafft einen zusätzlichen Anreiz zur Beauftragung.
2. Renovierung vor Weihnachten – Bewerbt frische Anstriche für Wohnzimmer, Esszimmer oder Gästezimmer, damit das Zuhause rechtzeitig zu den Feiertagen in neuem Glanz erstrahlt.
3. Neujahrs-Renovierungen – Positioniert euch als Partner für den „frischen Start“ ins neue Jahr mit renovierten Wohn- oder Büroräumen.
4. Wohnungsrenovierungen für Vermieter – Sprecht Hausverwaltungen und private Vermieter an, die Wohnungen zwischen zwei Mietverhältnissen schnell instand setzen lassen möchten.
5. Angebote für kleine Gewerbebetriebe – Restaurants, Praxen, Büros oder Ladengeschäfte nutzen ruhigere Zeiten oft für Renovierungen außerhalb ihres Hauptgeschäfts.
6. Kostenlose Farb- und Gestaltungsberatung – Eine unverbindliche Beratung kann Interessenten die Entscheidung erleichtern und Vertrauen schaffen.
7. Vorher-Nachher-Projekte auf Social Media – Zeigt abgeschlossene Innenraumrenovierungen mit aussagekräftigen Bildern und kurzen Projektbeschreibungen.
8. Empfehlungsprogramm für Bestandskunden – Belohnt erfolgreiche Weiterempfehlungen, beispielsweise mit einem kleinen Gutschein oder einer Gutschrift auf den nächsten Auftrag.
9. Kooperationen mit Immobilienmaklern und Hausverwaltungen – Bietet schnelle Schönheitsrenovierungen vor Verkauf, Vermietung oder Übergabe von Immobilien an.
10. Malerarbeiten mit kleinen Renovierungsleistungen kombinieren – Bietet Innenanstriche zusammen mit Tapezierarbeiten, dem Ausbessern kleiner Putzschäden oder dem Lackieren von Türen und Heizkörpern als Komplettpaket an.

Diese Maßnahmen lassen sich gut kombinieren: Während gezielte Online-Präsenz und Empfehlungen neue Anfragen erzeugen, sorgen Kooperationen mit Hausverwaltungen, Maklern und Gewerbekunden häufig für wiederkehrende Aufträge während der Wintermonate.

Aufgabe 6 – Der Azubi-Text im Lektorat: Unser Azubi hat einen "Über uns"-Text für die Website geschrieben, aber Grammatik und Stil sind noch holprig. Korrigier das bitte, aber behalte den freundlichen Ton bei: "Wir sind ein Malerbetrieb der schon seit 15 Jahre existiert. Wir machen alles was mit Farbe zu tun hat und auch Tapeten. Unsere Kunden sind meistens zufrieden mit uns. Pünktlich sind meistens auch."

Gern – hier ist der Text mit dem korrigierten Ausgangstext überarbeitet. Ich habe Grammatik und Stil verbessert, den freundlichen Ton aber beibehalten.

Wir sind ein Malerbetrieb, der seit 15 Jahren besteht. Wir übernehmen alle Arbeiten rund um Farbe und Tapeten. Die Zufriedenheit unserer Kunden liegt uns besonders am Herzen. Außerdem legen wir großen Wert auf Zuverlässigkeit und sind in der Regel pünktlich.

Aufgabe 7 – Das Meeting-Protokoll: Hier meine Notizen vom Wochenmeeting, bitte fass sie in fünf Stichpunkten zusammen: "Baustelle Musterweg läuft, zwei Tage Verzug wegen Krankheit, Fertigstellung jetzt Freitag statt Mittwoch. Neue Anfrage von Zahnarztpraxis Dr. Berger, Renovierung Wartezimmer, Angebot bis Montag raus. Wir brauchen einen neuen Gesellen, Stellenanzeige diese Woche schalten. Materialpreise für Farbe sind wieder gestiegen, müssen Preisliste anpassen, ab nächstem Monat 3% mehr."

Gern – hier ist das Wochenmeeting übersichtlich in fünf Stichpunkten zusammengefasst:

1. Baustelle Musterweg: Projekt läuft, Fertigstellung aufgrund eines krankheitsbedingten Ausfalls nun am Freitag statt am ursprünglich geplanten Mittwoch.
2. Neue Kundenanfrage: Für die Zahnarztpraxis Dr. Berger soll ein Angebot zur Renovierung des Wartezimmers erstellt und bis spätestens Montag versendet werden.
3. Personal: Ein neuer Geselle wird gesucht; die Stellenanzeige soll noch in dieser Woche veröffentlicht werden.
4. Materialkosten: Die Preise für Farben sind erneut gestiegen.
5. Preisanpassung: Die Preisliste wird überarbeitet; ab dem kommenden Monat gelten Preissteigerungen von 3 %.

Aufgabe 8 – Die Konkurrenzbrille: Ich will wissen, wie wir im Vergleich zur Konkurrenz dastehen. Hier die Eckdaten: Wir (Malerbetrieb Rheinland) - 6 MA, 15 Jahre am Markt, Preisniveau mittel, persönliche Beratung, keine Online-Terminbuchung. Anbieter A "Malerprofi Schnell" - Billiganbieter, sehr günstig, wenig Beratung, schnelle Verfügbarkeit, viele negative Bewertungen zur Qualität. Anbieter B "Meisterhaus Farbdesign" - Premiumanbieter, deutlich teurer, aufwendige 3D-Visualisierung vorab, Online-Buchungssystem, sehr gute Bewertungen. Mach mir eine kurze Wettbewerbsanalyse.

Kurze Wettbewerbsanalyse

Stärken eures Betriebs: 15 Jahre Erfahrung schaffen Vertrauen. Persönliche Beratung ist ein klarer Mehrwert gegenüber Billiganbietern. Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis zwischen günstig und Premium. Mit sechs Mitarbeitenden wirkt der Betrieb eingespielt und zuverlässig.

Schwächen: Keine Online-Terminbuchung, während Premiumanbieter hier zusätzlichen Komfort bieten. Weniger digitale Zusatzleistungen als Anbieter B (z. B. Visualisierungen).

Chancen: Kunden ansprechen, denen Billiganbieter qualitativ nicht genügen, die aber keine Premiumpreise zahlen möchten. Die persönliche Beratung als Alleinstellungsmerkmal stärker kommunizieren. Eine digitale Terminanfrage oder Online-Terminbuchung könnte die Erreichbarkeit verbessern und den Service aufwerten.

Fazit: Euer Betrieb ist gut im Qualitäts-Mittelfeld positioniert. Ihr könnt euch als zuverlässige Alternative zwischen Billiganbieter und Premiumbetrieb profilieren: hochwertige handwerkliche Arbeit, persönliche Betreuung und faire Preise.

Aufgabe 9 – Das Kampagnenbild: Erstell mir ein Bild für unsere Winter-Aktion "Innenräume streichen lassen": zwei freundliche Maler bei der Arbeit in einem gemütlichen Wohnzimmer, warme Farbtöne, einladende Atmosphäre.

[Bild siehe oben] Ein warmes Wintermotiv zeigt zwei freundliche Maler in einem gemütlichen Wohnzimmer.

You could try: Firmenlogo und Kontaktdaten dezent ergänzen. Als modernen Flyer im Hochformat gestalten. Facebook-Anzeige mit Winteraktions-Headline erstellen.

Aufgabe 10 – Die Tagestour: Ich muss morgen fünf Termine in Köln erledigen und brauche eine sinnvolle Reihenfolge. Zwei Termine sind fest: Kundentermin bei Familie Nowak in Köln-Ehrenfeld um 9:00 Uhr, und Angebotsbesprechung bei Firma Hoffmann in Köln-Deutz um 14:00 Uhr. Dazwischen muss ich noch: Material abholen beim Farbengroßhandel in Köln-Ossendorf, kurz auf der Baustelle in Köln-Nippes vorbeischauen (Kontrolle), und ein neues Angebot bei Frau Klein in Köln-Sülz vorbeibringen. Bring das in eine sinnvolle Reihenfolge.

Eine sinnvolle Reihenfolge mit möglichst wenig Hin- und Herfahren wäre:

1. 09:00 Uhr – Kundentermin bei Familie Nowak (Köln-Ehrenfeld) — Fester Termin.
2. Ca. 10:00 Uhr – Material beim Farbengroßhandel in Köln-Ossendorf abholen — Ossendorf liegt nordwestlich von Ehrenfeld und ist schnell erreichbar.
3. Ca. 11:00 Uhr – Baustelle in Köln-Nippes kontrollieren — Von Ossendorf aus ist Nippes nur eine kurze Fahrt entfernt.
4. Ca. 12:15 Uhr – Angebot bei Frau Klein in Köln-Sülz vorbeibringen — Von Nippes geht es Richtung Süden nach Sülz. Falls Zeit bleibt, bietet sich hier eine Mittagspause an.
5. 14:00 Uhr – Angebotsbesprechung bei Firma Hoffmann (Köln-Deutz) — Fester Termin. Von Sülz aus ist Deutz gut erreichbar, sodass du mit etwas Puffer ankommst.

Zusammengefasst: Ehrenfeld (09:00) → Ossendorf (Material) → Nippes (Baustellenkontrolle) → Sülz (Angebot abgeben) → Deutz (14:00 Termin). Diese Reihenfolge vermeidet weitgehend unnötige Umwege und sorgt dafür, dass du den Nachmittagstermin in Deutz mit ausreichend Zeit erreichst.

Aufgabe 11 – Die Kalkulationsformel: Ich kalkuliere in Excel. Spalte A ist der Materialpreis, Spalte B die Arbeitsstunden. Ein Stundensatz von 45 Euro soll mit den Arbeitsstunden verrechnet werden. Auf die Summe aus Material und Arbeitskosten kommt 15% Gewinnaufschlag, danach 19% Mehrwertsteuer. Gib mir die fertige Excel-Formel für Zeile 2.

Wenn A2 = Materialpreis, B2 = Arbeitsstunden, Stundensatz = 45 €, Gewinnaufschlag = 15 %, Mehrwertsteuer = 19 % lautet die fertige Excel-Formel für Zeile 2:

=((A2+(B2*45))*1,15)*1,19

Oder etwas übersichtlicher (funktional identisch):

=(A2+B2*45)*1,15*1,19

Diese Formel berechnet: Materialkosten (A2), Arbeitskosten (B2 × 45), 15 % Gewinnaufschlag, 19 % Mehrwertsteuer. Das Ergebnis ist der Brutto-Endpreis.

Aufgabe 12 – Der Auslandskontakt: Eine englischsprachige Immobilienfirma hat bei uns angefragt. Übertrag mir sinngemäß (nicht wörtlich) ins Geschäftsenglisch: "Wir sind ein familiengeführter Malerbetrieb mit sechs Mitarbeitenden im Rheinland und seit 15 Jahren am Markt. Wir übernehmen Innen- und Fassadenanstriche, Tapezierarbeiten und kleinere Renovierungen für Privatkunden und kleine Gewerbebetriebe. Wir würden uns freuen, auch für Ihre Objekte tätig zu werden."

Gern – hier ist eine sinngemäße Übersetzung in natürliches Geschäftsenglisch:

We are a family-owned painting company based in the Rhineland, with a team of six professionals and more than 15 years of experience in the industry.

Our services include interior and exterior painting, wallpaper installation, and small-scale renovation work for private homeowners as well as small businesses.

We would be delighted to support you with painting and renovation services for your properties and look forward to the opportunity to work with you.

Aufgabe 13 – Der Fünf-Minuten-Pitch: Ich habe nächste Woche einen Kurzpitch bei der Hausverwaltung Rheinblick, fünf Minuten Zeit. Ich will sie als Neukunden für regelmäßige Renovierungsarbeiten in ihren Mietobjekten gewinnen. Erstell mir eine Foliengliederung mit maximal 6 Folien.

Für einen Fünf-Minuten-Pitch sollte jede Folie eine klare Botschaft transportieren. Mit sechs Folien bleibst du gut im Zeitrahmen.

Folie 1 – Wer wir sind: Familiengeführter Malerbetrieb im Rheinland, 15 Jahre Erfahrung, 6 Mitarbeitende, zuverlässiger Partner für Wohn- und Gewerbeimmobilien.
Folie 2 – Ihre Herausforderungen: Schnelle Renovierungen zwischen Mieterwechseln, verlässliche Terminplanung, gleichbleibende Qualität bei kalkulierbaren Kosten.
Folie 3 – Unsere Leistungen: Innenanstriche und Fassadenarbeiten, Tapezierarbeiten, kleinere Renovierungen und Schönheitsreparaturen.
Folie 4 – Ihr Mehrwert: Persönliche Ansprechpartner, saubere, termingerechte Ausführung, faire und transparente Angebote, flexibler Einsatz auch bei kurzfristigem Bedarf.
Folie 5 – So läuft die Zusammenarbeit ab: Anfrage und kurzfristige Besichtigung, schnelles Angebot, zuverlässige Durchführung, Abnahme und unkomplizierte Kommunikation.
Folie 6 – Warum wir? 15 Jahre Erfahrung, langfristige Zusammenarbeit statt Einzelaufträge, Ziel: ein zuverlässiger Partner für den laufenden Erhalt Ihrer Mietobjekte.

Abschluss (30 Sekunden): „Wir möchten Ihnen Arbeit abnehmen – mit zuverlässigen Renovierungen, klarer Kommunikation und festen Ansprechpartnern. Gerne starten wir mit einem ersten Objekt und zeigen Ihnen, wie unkompliziert die Zusammenarbeit mit uns ist.“

Aufgabe 14 – Die DSFA-Frage: Ein Bekannter hat mich gefragt, wann ein Handwerksbetrieb wie meiner eigentlich eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) braucht. Erklär mir das in einfachen Worten, max. 150 Wörter.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist nur nötig, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen mit sich bringt. Für einen normalen Handwerksbetrieb, der Kundendaten in einer Handwerkersoftware verwaltet, Angebote schreibt oder Rechnungen erstellt, ist das in der Regel nicht der Fall. Eine DSFA kann jedoch erforderlich werden, wenn besonders sensible Gesundheitsdaten in großem Umfang verarbeitet, Personen systematisch überwacht oder umfangreiche Profile erstellt werden. Für die meisten Maler-, Elektro- oder Sanitärbetriebe gehört eine DSFA daher normalerweise nicht zum Alltag. Trotzdem sollten Datenschutzpflichten wie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, passende technische und organisatorische Maßnahmen sowie – falls erforderlich – Auftragsverarbeitungsverträge eingehalten werden.

Aufgabe 15 – Die Preisverhandlung: Lass uns ein Rollenspiel machen. Ich bin der Kunde, du bist der Verkäufer unseres Malerbetriebs. Mein Einwand: "800 Euro für das Streichen von zwei Zimmern ist mir viel zu teuer, dafür hätte ich woanders schon ein Angebot für 600 Euro." Antworte als Verkäufer, der den Preis souverän verteidigt, aber keinen Rabatt gibt.

Das kann ich gut nachvollziehen – gerade wenn man zwei Angebote nebeneinanderlegt, schaut man natürlich zuerst auf den Preis.

Der Unterschied liegt oft nicht nur im Endbetrag, sondern auch in der Leistung. Wir legen großen Wert auf eine sorgfältige Untergrundvorbereitung, hochwertige Materialien, sauberes Arbeiten und darauf, den vereinbarten Termin zuverlässig einzuhalten. Das spart später häufig Zeit, Ärger und mögliche Nacharbeiten.

Wenn ein anderes Angebot für 600 Euro diese Leistungen in derselben Qualität beinhaltet, ist das natürlich eine Überlegung wert. Wir kalkulieren unsere Preise jedoch so, dass wir dauerhaft gute Arbeit abliefern können, und deshalb möchte ich Ihnen keinen Rabatt anbieten.

Mir ist wichtig, dass Sie sich für den Anbieter entscheiden, bei dem Sie das beste Gefühl haben. Wenn Sie möchten, gehe ich unser Angebot gerne noch einmal Punkt für Punkt mit Ihnen durch und erkläre, was darin enthalten ist.