Wie du KI-Tools in 5 Schritten auf DSGVO-Risiken prüfst

Kurze Antwort: Eine Risikoanalyse für ein KI-Tool besteht aus fünf Schritten: Datenflüsse erfassen, Rechtsgrundlage und Rollen klären (inklusive AVV, falls eine Auftragsverarbeitung vorliegt), Drittlandübermittlung prüfen (z. B. über das DPF oder Standardvertragsklauseln), Risiken bewerten und das Ergebnis dokumentieren. Bei voraussichtlich hohem Risiko kommt eine DSFA dazu. Dieser Leitfaden ist eine praktische Orientierung und kein Ersatz für Rechtsberatung (Stand: Oktober 2026).

Bevor ein Team ein KI-Tool im Alltag nutzt, sollte feststehen, welche Daten hineinfließen, wohin sie gehen und welche Risiken entstehen. Mit diesem Vorgehen erstellst du dafür eine nachvollziehbare Dokumentation, die du bei Rückfragen von Kunden oder Aufsichtsbehörden vorlegen kannst.

Was du brauchst

• Name, Version und Tarif des KI-Tools (Business- und Privat-Tarife können unterschiedliche Vertragsbedingungen haben)
• Datenschutzerklärung, Vertragsunterlagen und Liste der Unterauftragsverarbeiter des Anbieters
• Einen konkreten Anwendungsfall, z. B. „Kundenmails zusammenfassen“ oder „Angebotstexte entwerfen“
• Dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, falls vorhanden
• Eine freigabebefugte Person auf Seiten des Verantwortlichen (z. B. die Geschäftsführung); Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzberatung beziehst du beratend ein, entscheiden müssen sie nicht

Zeitaufwand: ca. 60-90 Minuten pro Tool (Richtwert) · Schwierigkeitsgrad: mittel · Benötigte Rechte: Zugriff auf die Vertragsunterlagen des Anbieters, für Schritt 4 zusätzlich Admin-Zugang zu den Tool-Einstellungen (Plan-Voraussetzungen und aktuelle Angaben beim Anbieter prüfen, Stand: Oktober 2026)

Schritt 1: Zweck und Datenflüsse erfassen

Beschreibe zuerst, was das Tool tun soll und welche Daten dabei fließen. Lege ein Dokument an und beantworte diese Fragen:

• Zweck: Wofür genau setzt du das Tool ein? Je enger der Zweck, desto klarer die Bewertung.
• Datenkategorien: Welche personenbezogenen Daten landen in Eingaben? Namen, E-Mail-Adressen, Vertragsdaten, Gesundheitsangaben, Bewerbungsunterlagen?
• Betroffene: Kunden, Beschäftigte, Bewerber, Lieferanten?
• Eingabewege: Tippst du Prompts von Hand ein, lädst du Dateien hoch oder bindest du das Tool per Schnittstelle an Postfach, CRM oder Cloud-Speicher an?
• Ausgabe und Speicherung: Wo liegen Ergebnisse und Chatverläufe, und wer kann sie sehen?

Häufiger Fehler: Du beschreibst nur den geplanten Idealfall. Frag auch, welche Daten Mitarbeitende zusätzlich eingeben könnten, etwa kopierte Mailverläufe mit Kundendaten.

Danach liegt eine Datenfluss-Skizze mit Zweck, Datenkategorien, Betroffenen und Speicherorten vor.

Schritt 2: Rechtsgrundlage und Rollen klären

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, z. B. Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse (mit dokumentierter Interessenabwägung) oder Einwilligung. Trage die passende Grundlage für deinen Anwendungsfall aus Schritt 1 ein. Bei besonderen Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO gelten strengere Anforderungen.

Klär danach die Rollen. Nicht jeder Dienst, der Daten verarbeitet, ist automatisch Auftragsverarbeiter. Entscheidend ist die Konstellation nach Art. 28 DSGVO: Verarbeitet der Anbieter die Daten weisungsgebunden in deinem Auftrag, brauchst du einen AVV. Nutzt er die Eingaben zusätzlich für eigene Zwecke, etwa zum Modelltraining, spricht das gegen eine reine Auftragsverarbeitung und muss gesondert bewertet werden.

Suche in den Anbieterunterlagen gezielt nach diesen Punkten:

• Werden Eingaben zum Modelltraining genutzt, und gibt es einen Opt-out oder einen Tarif ohne Training?
• Wie lange werden Eingaben und Chatverläufe gespeichert, und lässt sich das einstellen?
• Bietet der Anbieter einen AVV an, und gilt er für deinen Tarif?

Der Pfad zu diesen Einstellungen kann je nach Version variieren. Schau in den Konto- und Datenschutzeinstellungen sowie in der Hilfe des Anbieters nach.

Häufiger Fehler: Du nimmst an, ein abgeschlossener AVV regle alles. Er klärt die Rolle des Anbieters, nicht die Übermittlung in Drittländer und nicht die Schutzmaßnahmen.

Danach weißt du, auf welcher Rechtsgrundlage du das Tool nutzt und ob ein AVV nötig ist.

Schritt 3: Drittlandübermittlung prüfen

Sitzt der Anbieter oder einer seiner Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU und des EWR, gelten die Regeln für Drittlandübermittlungen nach Kapitel V DSGVO. Das DPF und Standardvertragsklauseln (SCCs) sind keine Rechtsgrundlagen nach Art. 6, sondern Übermittlungsmechanismen. Die Rechtsgrundlage aus Schritt 2 brauchst du zusätzlich.

So gehst du vor:

1. Sitz und Serverstandort ermitteln: Steht in den Unterlagen, wo Daten verarbeitet werden? Bietet der Anbieter eine Verarbeitung in der EU an?
2. Unterauftragsverarbeiter lesen: Die Liste zeigt, welche weiteren Firmen in welchen Ländern beteiligt sind.
3. Mechanismus identifizieren: Ist der Empfänger auf der offiziellen DPF-Liste eingetragen, oder stützt sich der Anbieter auf SCCs?
4. Zugriffsrisiko einschätzen: Bei SCCs gehört die Frage dazu, ob Behörden im Zielland auf die Daten zugreifen können und welche zusätzlichen Schutzmaßnahmen der Anbieter nennt, z. B. Verschlüsselung.

Notiere zu jedem Punkt die Quelle und das Datum der Prüfung. Das DPF kann sich rechtlich ändern, deshalb gehört ein „Stand: Monat Jahr“ zu jeder Notiz.

Häufiger Fehler: Du verlässt dich auf einen Hinweis wie „EU-Server verfügbar“, ohne zu prüfen, ob dieser Tarif und diese Funktion darunter fallen.

Danach liegt eine Übersicht aller Datenempfänger mit Land und Übermittlungsmechanismus vor.

Schritt 4: Risiken bewerten und Maßnahmen festlegen

Bewerte jetzt die Risiken für die betroffenen Personen, nicht für dein Unternehmen. Nutze ein einfaches Risikoregister: Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere jeweils von 1 (niedrig) bis 3 (hoch), beide Werte multiplizieren. Die Werte der Tabelle sind Beispielwerte, keine Vorgaben.

Tabelle seitlich scrollen →

Die Werte legen nur die Reihenfolge fest: Ab 6 setzt du die Maßnahme zuerst um. Die Mindestvoraussetzungen aus Schritt 2 und 3 (Rechtsgrundlage, abgeschlossener AVV, geklärte Übermittlung) und jede erforderliche Schutzmaßnahme gelten unabhängig vom Wert vor dem Start. Eine Wiedervorlage ersetzt keine Maßnahme, sie prüft danach das verbleibende Restrisiko.

Prüfe außerdem, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nötig ist. Maßstab nach Art. 35 DSGVO ist ein voraussichtlich hohes Risiko für die Betroffenen. Profiling, umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder systematische Überwachung sind Risikofaktoren, aber keine abschließende Liste. Schau zusätzlich in die Liste der Verarbeitungsvorgänge deiner Aufsichtsbehörde, für die eine DSFA verpflichtend ist.

Häufiger Fehler: Du bewertest nur technische Risiken wie Datenlecks und übersiehst inhaltliche, etwa Entscheidungen über Personen auf Basis ungeprüfter KI-Ausgaben.

Danach liegt ein ausgefülltes Risikoregister mit Maßnahmen vor, und du weißt, ob eine DSFA nötig ist.

Schritt 5: Entscheiden, dokumentieren und Wiedervorlage setzen

Lass die freigabebefugte Person eine von drei Entscheidungen treffen: Freigabe, Freigabe mit Auflagen oder Ablehnung. Halte sie schriftlich fest, mit Datum und Begründung. Eine knappe, datierte Entscheidung unterstützt deine Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO; welche Dokumentation im Einzelfall genügt, klärt deine Datenschutzstelle.

Ein Dokumentationssatz kann so aussehen: „Tool X wird für Zweck Y freigegeben, sofern Maßnahmen 1 bis 3 umgesetzt sind. Nächste Prüfung: Oktober 2027.“

Erledige danach diese Punkte:

• Trage die Verarbeitung in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein.
• Ergänze die Datenschutzerklärung, falls Betroffene über den Einsatz informiert werden müssen.
• Informiere das Team über die Eingaberegeln aus Schritt 4.
• Setze eine Wiedervorlage nach spätestens zwölf Monaten sowie bei jeder wesentlichen Änderung: neuer Tarif, neue KI-Funktion, geänderte Unterauftragsverarbeiter.

Danach liegt eine unterschriebene oder bestätigte Entscheidung samt Wiedervorlagetermin vor.

Ergebnis

Nach den fünf Schritten hast du eine kompakte Prüfakte pro Tool: Datenfluss-Skizze, Rechtsgrundlage und Rollen, Übermittlungsmechanismus, Risikoregister und Entscheidung. Bei der nächsten Kundenanfrage oder Prüfung legst du die Akte vor, statt zu rekonstruieren. Ein einzelner Baustein wie ein unterschriebener AVV ersetzt das nicht, denn Übermittlung, Schutzmaßnahmen und Löschfristen bleiben eigene Prüfpunkte.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten möchte ein KI-Tool für Angebotstexte einsetzen. Die Prüfung zeigt: Es fließen nur Kundennamen und Projektdaten ein, also personenbezogene Daten. Schritt 2 und 3 sind positiv geklärt: Die Rechtsgrundlage steht fest, der AVV ist abgeschlossen, die Übermittlung ist geprüft, und der Opt-out gegen Modelltraining ist aktivierbar. Ist einer dieser Bausteine offen, wird der Start zurückgestellt. Sonst gehört in die Akte die Freigabe mit drei zusätzlichen Auflagen (Opt-out aktivieren, keine Gesundheits- oder Bankdaten in Prompts, Verläufe nach 30 Tagen löschen) und eine Wiedervorlage in zwölf Monaten.

Häufige Fehler

• Nur Schritt 2 erledigen: Der AVV ist ein Baustein. Drittlandübermittlung, Schutzmaßnahmen und Risikobewertung bleiben separate Prüfpunkte.
• Den falschen Tarif prüfen: Vertragsbedingungen können je nach Tarif abweichen. Die Prüfung gilt nur für den Tarif, den du tatsächlich nutzt.
• Auf Marketingaussagen vertrauen: Ein Hinweis wie „DSGVO-Unterstützung“ auf einer Produktseite ersetzt keine Prüfung von Vertrag, Unterauftragsverarbeitern und Einstellungen.
• Die Quelle nicht festhalten: Ohne Link und Datum zur Anbieterangabe lässt sich die Prüfung später nicht belegen.
• Keine Wiedervorlage setzen: Funktionen und Bedingungen eines KI-Tools können sich ändern. Eine Prüfung von heute gilt nicht automatisch in einem Jahr.

Häufige Fragen

Brauche ich für jedes KI-Tool eine DSFA? Nein. Eine DSFA ist nötig, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene mit sich bringt (Art. 35 DSGVO). Das prüfst du im Einzelfall in Schritt 4. Verarbeitest du gar keine personenbezogenen Daten, entfällt die DSGVO-Prüfung für diesen Einsatz.

Reicht ein AVV, um ein KI-Tool zu nutzen? Nein. Der AVV regelt das Verhältnis zum Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage, Drittlandübermittlung, Schutzmaßnahmen und Risikobewertung musst du zusätzlich prüfen.

Wie erkenne ich, ob ein Anbieter Auftragsverarbeiter ist? Frag, ob er Daten ausschließlich nach deinen Weisungen und für deine Zwecke verarbeitet. Nutzt er Eingaben auch für eigene Zwecke, ist die Einordnung komplexer. Im Zweifel lässt du sie vom Datenschutzbeauftragten oder einer Beratung klären.

Darf ich kostenlose Tarife für geschäftliche Zwecke nutzen? Nicht ohne Prüfung: Ob Eingaben zum Training genutzt werden und ob ein AVV angeboten wird, hängt vom Tarif ab. Prüfe die aktuellen Angaben beim Anbieter (Stand: Oktober 2026) und ordne sie in Schritt 2 und 3 ein, bevor du personenbezogene Daten eingibst.

Wie oft muss ich die Analyse wiederholen? Plane mindestens eine jährliche Wiedervorlage sowie eine neue Prüfung bei wesentlichen Änderungen am Tool, am Tarif oder am Einsatzzweck. Trage den Termin direkt in die Dokumentation ein.