Welche Pflichten gelten für KMU durch den EU AI Act ab 2026?

Wichtig: Ein hoher DSGVO-Score bedeutet nicht automatisch einen aufsichtsbehördlich vertretbaren Einsatz im Einzelfall. Entscheidend sind auch die konkrete Nutzung, bei Auftragsverarbeitung ein AVV und interne Datenschutzprozesse.

Praxisregeln für KMU

• ✅ Chatbot oder Textgenerator ohne Personenbezug nutzen — meist unproblematisch, Maßnahmen zur KI-Kompetenz (Art. 4) trotzdem nötig
• ✅ KI-gestützte Rechtschreibprüfung, Übersetzung, interne Dokumentensuche — in der Regel begrenztes Risiko
• ⚠️ KI zur Vorauswahl von Bewerbungen, Bonitätsprüfung oder Notenbewertung — potenziell Anhang-III-Anwendungsfall, individuelle Prüfung nötig
• ⚠️ KI-Anbieter mit Sitz außerhalb der EU einsetzen und personenbezogene Daten eingeben — AVV-Bedarf und Drittlandtransfer prüfen
• ⚠️ Automatisierte Entscheidungen über Kunden oder Mitarbeitende — zusätzlich Art. 22 DSGVO beachten

Was hat sich 2026 beim EU AI Act geändert?

Wer im Sommer 2026 einen Artikel oder eine Roadmap zum AI Act gelesen hat, stößt in vielen zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten Quellen auf den 02.08.2026 als Stichtag für vollständige Hochrisiko-Pflichten. Das ist inzwischen veraltet: Der sogenannte Digital Omnibus on AI, offiziell Verordnung (EU) 2026/1744, wurde am 29.06.2026 vom Rat final angenommen, am 24.07.2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 27.07.2026 in Kraft. Er verschiebt die vollständigen Pflichten für eigenständige Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III vom 02.08.2026 auf den 02.12.2027 — eine Verlängerung um rund 16 Monate. Für Hochrisiko-KI, die in bereits regulierte Produkte eingebettet ist (Anhang I, z. B. Medizinprodukte, Maschinen), verschiebt sich die Frist vom 02.08.2027 auf den 02.08.2028.

Nicht verschoben wurden dagegen die Transparenzpflichten aus Art. 50 ab dem 02.08.2026: Anbieter müssen Menschen bei direkter Interaktion mit KI (etwa Chatbots) darüber informieren und bestimmte synthetische Ausgaben maschinenlesbar kennzeichnen, Betreiber müssen Deepfakes und bestimmte KI-Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse offenlegen. Eine pauschale Kennzeichnungspflicht für jeden KI-Text gibt es nicht. Art. 4 gilt weiter, wurde aber neu gefasst. Für die tägliche Praxis heißt das: Die „große” Hochrisiko-Welle kommt später als lange angenommen, die kleineren, aber konkreten Pflichten laufen bereits.

Fristen-Kalender: Was gilt wann

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Die 4 Risikoklassen — und was Anhang III wirklich erfasst

Der AI Act unterscheidet vier Stufen: unannehmbares Risiko (verboten), Hochrisiko (Konformitätsbewertung, Risikomanagement, Daten-Governance, Logging, menschliche Aufsicht), begrenztes Risiko (Transparenzpflichten) und minimales Risiko (freiwillige Codes of Conduct). Entscheidend für die meisten KMU ist die Frage, ob ein genutztes System unter Anhang III fällt. Wichtig dabei: Anhang III listet konkrete Anwendungsfälle auf, keine ganzen Branchen. Als Hochrisiko gelten unter anderem Systeme zur Bewertung von Bewerbungen und Beschäftigten, zur Kreditwürdigkeitsprüfung, zur Bewertung von Lernergebnissen oder zum Zugang zu Bildungseinrichtungen, sowie bestimmte biometrische Anwendungen. Ein Chatbot für den Kundensupport, eine Textgenerierung für Marketing-Texte oder eine interne Dokumentensuche fallen für sich genommen nicht darunter — hier greifen in der Regel nur die Transparenz- und AI-Kompetenz-Pflichten.

Was müssen KMU und Freelancer jetzt konkret tun?

AI-Kompetenz organisieren (Art. 4)

Art. 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen seit dem Digital Omnibus (in Kraft seit 27.07.2026), angemessene Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu treffen. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren. Mögliche Maßnahmen sind eine kurze interne Schulung oder Dokumentation, wie Mitarbeitende KI-Tools im Betrieb einsetzen dürfen, welche Grenzen gelten (z. B. keine Kundendaten in öffentliche Chatbots) und wer bei Rückfragen zuständig ist.

Hochrisiko-Check für die eigene Nutzung

Vor dem 02.12.2027 bleibt Zeit, aber KMU mit Anwendungen im HR-Bereich, bei Bonitätsprüfungen oder in der Bildung sollten jetzt prüfen, ob eingesetzte oder geplante KI-Systeme unter Anhang III fallen.

DSGVO und AI Act zusammen denken

Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht — beide gelten parallel. Wer bereits eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO durchgeführt hat, kann diese um ein AI-Act-Kapitel erweitern, statt zwei getrennte Prozesse zu pflegen. Relevant wird das vor allem, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden und gleichzeitig automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO im Spiel sind, etwa bei Bewerbervorauswahl oder Bonitätsscoring — hier überschneiden sich DSGVO-Pflicht und potenzielle Anhang-III-Einstufung. Für Unternehmen im Gesundheits- oder Sozialwesen kommt ein weiterer Prüfpunkt hinzu: Gesundheitsbezogene Angaben können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO darstellen. Werden solche Daten an externe KI-Anbieter weitergegeben, kann zusätzlich eine Prüfung nach §203 StGB erforderlich sein — ein Punkt, den der AI Act selbst nicht adressiert.

Verträge mit KI-Anbietern prüfen

Für jeden geschäftlich genutzten KI-Dienst gehört geprüft, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nötig ist: dann, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet. Das hängt von Anbieterrolle und Datenfluss ab, nicht vom AI-Act-Risikofall. Besonders genau hinschauen solltest du bei Drittlandübermittlung (Drittlandtransfer). Zusätzlich lohnt ein Blick auf die KI-Training-Klauseln in der Datenschutzerklärung: Werden eingegebene Daten zum Training weiterer Modelle genutzt, und gibt es eine Opt-out-Möglichkeit?

Bußgelder: Wie hoch ist das Risiko für KMU wirklich?

Art. 99 sieht drei Bußgeldstufen vor: bis zu 35 Mio. Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes für verbotene Praktiken, bis zu 15 Mio. Euro oder 3 % für sonstige Pflichtverletzungen wie fehlende Hochrisiko-Vorkehrungen, und bis zu 7,5 Mio. Euro oder 1 % für falsche Angaben gegenüber Aufsichtsbehörden. Für KMU gilt nach Art. 99 Abs. 6 jeweils der niedrigere der beiden Beträge — also die absolute Summe statt des Prozentsatzes vom Umsatz. Zuständig für die Aufsicht in Deutschland sind BMJ und Bundesnetzagentur (BNetzA), wobei die Aufsicht teilweise Ländersache bleibt; für allgemeine KI-Modelle (GPAI) ist seit Februar 2025 das EU AI Office bei der EU-Kommission zuständig.

Relevante Tools für AI-Act-konforme Arbeit im Überblick

Hinweis: Diese Übersicht ersetzt keinen eigenen Vertragscheck — Details zu AVV, Serverstandort und KI-Training findest du in unseren ausführlichen Tooltests.

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Der Score setzt sich in unserer Methodik aus sieben gewichteten Kategorien zusammen (u. a. KI-Training, AVV, Rechtsgrundlage/Drittlandtransfer) — Details dazu unter /methodik. Für eine im Alltag datensparsame Umsetzung von KI-Kompetenz-Schulungen oder internen Tests eignet sich Mistral AI als EU-Anbieter aus DSGVO-Sicht tendenziell; ein abschließendes Urteil muss individuell geprüft werden.

ChatGPT Plus ist ein US-Unternehmen; laut DPF-Teilnehmerregister war OpenAI dort zeitweise gelistet, der aktuelle Teilnahmestatus ist jedoch unklar (Stand: 2026-09). Da der Anbieter direkt in den USA sitzt, kann der Cloud Act unabhängig vom DPF-Status greifen. Einen AVV stellt OpenAI nach eigenen Angaben nur für die Tarife ChatGPT Business, Enterprise und die API bereit — für den Plus-Tarif ist derzeit kein AVV verfügbar, was bei geschäftlicher Nutzung zusätzlich geprüft werden sollte. DeepSeek erreicht mit 1,5/10 den niedrigsten Wert in unserer Datenbank: Server stehen nach eigenen Angaben in China, für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, ein Standard-Opt-out vom KI-Training fehlt, und die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung bleibt bei fehlendem AVV unklar (Stand: 2026-09) — dieser Wert bezieht sich ausschließlich auf Datenschutz und Compliance, nicht auf die Qualität der KI-Funktionen des Tools. Ollama läuft lokal und vermeidet dadurch klassische Drittlandtransfer-Fragen, ersetzt aber keine eigene Absicherung der Serverumgebung; wer stärker automatisieren will, kombiniert es in der Praxis häufig mit Nextcloud als datensparsamer Projekt- und Dateiablage.

Kostenlose Hilfsmittel für den Einstieg

Für die ersten Schritte reichen kostenlose Angebote: der EU AI Act Compliance Checker der EU-Kommission für eine erste Risikoeinordnung, das CNIL AI Compliance Toolkit der französischen Datenschutzbehörde als Vorlage für AI-Kompetenz-Dokumentation, und der KI-Campus für Schulungsinhalte nach Art. 4. Keines dieser Tools ersetzt eine Rechtsberatung im Einzelfall, senkt aber die Einstiegshürde für Solo-Selbstständige und kleine Teams erfahrungsgemäß deutlich.

Methodik

Die in diesem Artikel genannten DSGVO-Scores stammen aus unserer laufend aktualisierten Tooldatenbank und sind Risikoeinschätzungen auf Basis öffentlich zugänglicher Datenschutzerklärungen, AVV-Dokumente und Preisseiten — keine Rechtsgutachten. Details zur Gewichtung der sieben Kategorien und den K.-o.-Kriterien findest du unter /methodik. Diese Einschätzungen und die im Artikel dargestellten Fristen ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall (Stand: 2026-09-28).

Fazit & Empfehlung

Für die meisten KMU und Freelancer ohne Hochrisiko-Anwendung ist der wichtigste Termin nicht mehr der 02.08.2026, sondern zwei kleinere, bereits laufende Pflichten: die Förderung der KI-Kompetenz nach Art. 4 (seit 02.02.2025, seit Juli 2026 als Förderpflicht gefasst) und die Transparenzpflichten nach Art. 50 (ab 02.08.2026). Wer jetzt eine kurze interne KI-Richtlinie erstellt, die genutzten Tools auf AVV-Bedarf und Serverstandort prüft und den Hochrisiko-Check einmal durchgeht, ist für beide Fristen gut vorbereitet.

Du willst nicht jeden Vertrag selbst prüfen? Unsere Tooltests zeigen pro KI-Tool: AVV, DPA, KI-Training, Cloud-Act-Risiko, DSGVO-Score.