Welche KI-Tools eignen sich aus DSGVO-Sicht für GaLaBau-Betriebe bei Angeboten, Rechnungen und Kundenverwaltung?

Kurze Antwort

Für den Bürobetrieb im Garten- und Landschaftsbau eignen sich vor allem deutsche Fachlösungen wie Lexoffice und sevDesk für Rechnungen sowie Microsoft 365 Copilot für Angebote und Kundenkommunikation – alle drei erreichen in unserer Bewertung DSGVO-Scores zwischen 7,0 und 8,0 von 10. Für Übersetzungen und Textkorrektur ist DeepL Pro (7,0/10) eine solide Option mit Sitz in der EU. ChatGPT Plus und Canva lassen sich ergänzend einsetzen, benötigen aber zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen wie deaktiviertes Modelltraining oder einen Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Von DeepSeek raten wir für die Verarbeitung von Kunden- oder Auftragsdaten nach aktuellem Stand (Stand: 2026-07) ab, da der DSGVO-Score mit 1,5/10 sehr niedrig ausfällt.

Die genannten Scores sind Risikoeinschätzungen nach unserer Methodik, keine rechtlichen Gutachten.

Wichtig: Ein hoher DSGVO-Score bedeutet nicht automatisch, dass ein Tool in jedem GaLaBau-Betrieb ohne weitere Prüfung im Sinne der DSGVO eingesetzt werden kann. Entscheidend sind auch die konkrete Nutzung, der Abschluss eines AVV und die internen Datenschutzprozesse.

Relevante Tools für Angebote, Rechnungen und Kundenverwaltung im Vergleich

Die folgende Übersicht bündelt sieben KI-Tools, die in GaLaBau-Betrieben für Angebote, Rechnungen und die tägliche Kundenkommunikation eingesetzt werden. Die DSGVO-Scores stammen aus unserer laufend aktualisierten Tool-Datenbank und werden bei neuen Erkenntnissen angepasst.

Warum diese Tools?

Im Arbeitsalltag eines GaLaBau-Betriebs lassen sich die drei Kernprozesse unterschiedlichen Tools zuordnen: Angebote und Kundenmails entstehen mit Unterstützung von Microsoft 365 Copilot oder, mit zusätzlicher Vorsicht bei Kundendaten, ChatGPT Plus. Rechnungen und Belege laufen über Lexoffice oder sevDesk, die beide eine automatisierte Belegerkennung bieten. Für die eigentliche Kundenverwaltung, also die zentrale Übersicht über Kontakte, Aufträge und Termine, existieren spezialisierte Handwerker-Programme, die in unserer Datenbank noch nicht mit einem DSGVO-Score geführt werden – bis dahin lässt sich die Grundfunktion über Outlook-Kontakte in Microsoft 365 abbilden. Übersetzungen internationaler Korrespondenz übernimmt DeepL Pro, Angebotsunterlagen und Social-Media-Beiträge gestaltet Canva.

Ein typischer Betrieb mit fünf bis zehn Mitarbeitenden kombiniert in der Praxis meist zwei bis drei dieser Tools, statt alle sieben parallel einzusetzen.

Lexoffice stammt von der Haufe-Lexware GmbH mit Sitz in Deutschland und wird nach eigenen Angaben in deutschen Rechenzentren betrieben. Für GaLaBau-Betriebe automatisiert das Tool die Belegerfassung bei Material- und Fahrzeugrechnungen und erstellt daraus Ausgangsrechnungen für Kunden. In unserer Bewertung erreicht Lexoffice einen DSGVO-Score von 8,0/10 (laut unserer Methodik), unter anderem weil laut Anbieter ein AVV zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden kann. Für kleinere Betriebe mit überschaubarem Rechnungsvolumen reicht in der Regel der Einstiegsplan.

sevDesk ist ebenfalls ein deutsches Unternehmen mit Hosting nach eigenen Angaben in Deutschland. Das Tool bietet KI-gestützte Belegerkennung und eine automatisierte Rechnungsstellung, die sich für wiederkehrende GaLaBau-Leistungen wie Rasenpflege-Abos eignet. Der DSGVO-Score liegt bei 7,0/10 – etwas niedriger als bei Lexoffice, da laut Datenschutzerklärung einzelne Zusatzfunktionen über Drittanbieter laufen. Für Betriebe mit mehreren Kundenverträgen und wiederkehrender Abrechnung ist der mittlere Plan meist die passende Wahl.

DeepL Pro hat seinen Sitz in Köln und verarbeitet Daten nach eigenen Angaben auf Servern in der EU. Für GaLaBau-Betriebe ist das Tool relevant, um Angebotstexte oder E-Mails an internationale Lieferanten zu übersetzen und sprachlich zu glätten. Der DSGVO-Score von 7,0/10 ergibt sich unter anderem daraus, dass keine US-Muttergesellschaft besteht und damit kein unmittelbares Risiko über den Cloud-Act durch eine US-Konzernstruktur vorliegt. Der kostenlose Plan reicht für gelegentliche Übersetzungen aus, für regelmäßige Nutzung lohnt sich ein Blick auf die Bezahltarife.

Canva wird von einem australischen Unternehmen betrieben, die Infrastruktur läuft nach öffentlich verfügbaren Informationen unter anderem über US-Cloud-Anbieter. Für GaLaBau-Betriebe eignet sich das Tool für Angebotsdesigns, Baustellenpräsentationen und Social-Media-Beiträge mit Vorher-Nachher-Bildern. Der DSGVO-Score von 6,5/10 berücksichtigt eine Cloud-Act-Anwendbarkeit über die eingesetzte US-Infrastruktur, die nicht ausschließbar ist. Wer Kundenbilder oder personenbezogene Daten einbindet, sollte laut Anbieter auf einen Business-Tarif mit AVV wechseln.

Microsoft 365 Copilot läuft nach Anbieterangaben innerhalb der EU Data Boundary, sofern ein Microsoft-365-Business-Tarif genutzt wird. Für GaLaBau-Betriebe unterstützt das Tool bei Angebotstexten, Kundenmails und der Terminplanung direkt in Outlook und Word. Trotz der EU-Datenverarbeitung besteht eine US-Konzernmutter, weshalb eine Cloud-Act-Anwendbarkeit durch die US-Konzernstruktur nicht ausschließbar ist – der DSGVO-Score von 8,0/10 spiegelt dieses Restrisiko gegenüber rein deutschen Anbietern wider. Für Betriebe, die bereits mit Microsoft-365-Lizenzen arbeiten, ist die Integration in bestehende Abläufe ein praktischer Vorteil.

ChatGPT Plus wird von OpenAI, einem US-amerikanischen Unternehmen, betrieben. Für GaLaBau-Betriebe eignet sich das Tool für Textentwürfe wie Anschreiben oder Pflegeberichte, sofern keine Kundendaten im Klartext eingegeben werden. Wie bei Canva ist auch hier eine Cloud-Act-Anwendbarkeit durch die US-Muttergesellschaft nicht ausschließbar, zusätzlich ist eine Zertifizierung nach dem DPF nicht in öffentlichen Quellen verifiziert (Stand: 2026-07). Der DSGVO-Score von 5,0/10 begründet sich unter anderem daraus, dass ohne Business-Vertrag oder deaktivierte Trainingsnutzung Eingaben laut Datenschutzerklärung zu Trainingszwecken verwendet werden können.

DeepSeek wird von einem chinesischen Unternehmen betrieben, für das keine EU-Angemessenheitsentscheidung vorliegt. Für Texterstellung ohne Personenbezug lässt sich das Tool technisch nutzen, für die Verarbeitung von Kunden-, Angebots- oder Auftragsdaten raten wir nach aktuellem Stand (Stand: 2026-07) davon ab. Der DSGVO-Score von 1,5/10 ist der niedrigste in diesem Vergleich, unter anderem weil laut Datenschutzerklärung eine Datenverarbeitung außerhalb der EU ohne verifizierte Schutzgarantien stattfindet. Für GaLaBau-Betriebe, die mit Mandanten- oder Kundendaten arbeiten, ist das Risiko in dieser Konstellation höher als bei den übrigen Tools in diesem Vergleich.

Was andere Tools problematisch macht

Neben den Büro-Tools tauchen im GaLaBau zunehmend Drohnen- und Bilderkennungs-Anwendungen für Vermessung und Unkrauterkennung auf, etwa von Anbietern wie Pix4D oder Landmap. Diese Anwendungen erfassen bei Überflügen häufig auch angrenzende Grundstücke und Personen, was ein eigenständiges DSGVO-Risiko unabhängig vom eingesetzten KI-Modell darstellt. Für keinen dieser Anbieter liegt in unserer Datenbank aktuell eine geprüfte DSGVO-Bewertung vor (Stand: 2026-07), weshalb Betriebe vor dem Einsatz selbst prüfen sollten, ob die Bildverarbeitung auf EU-Servern erfolgt und ob ein AVV angeboten wird.

Auch Apps zur Pflanzenbestimmung wie Flora Incognita werden im Feldeinsatz genutzt. Da Bilddaten zur Auswertung an Server der Anbieter übertragen werden, hängt die datenschutzrechtliche Einordnung vom jeweiligen Serverstandort ab, der öffentlich nicht durchgängig dokumentiert ist. Für GaLaBau-Betriebe, die vorwiegend mit Kundendaten in Angeboten und Rechnungen arbeiten, sind diese Spezialtools ohnehin nachrangig gegenüber den in diesem Ratgeber verglichenen Büro-Anwendungen.

Für die reine Kundenverwaltung werben zudem Branchenprogramme wie Firma.de oder Odoo mit KI-gestützten Funktionen für Auftrags- und Terminübersicht. Da für diese Anbieter in unserer Datenbank aktuell keine geprüfte DSGVO-Bewertung vorliegt (Stand: 2026-07), sollten GaLaBau-Betriebe vor dem Einsatz selbst klären, wo die Kundendaten gehostet werden und ob ein AVV angeboten wird. Bis eine Bewertung vorliegt, ist die Kombination aus Lexoffice oder sevDesk für die Rechnungsseite und Microsoft 365 für die Kommunikation die datenschutzrechtlich besser dokumentierte Lösung.

Auch KI-gestützte Zeiterfassungs- und Personaleinsatz-Apps mit GPS-Tracking der Baustellenteams sind im GaLaBau verbreitet. Da hier laufend Standortdaten von Mitarbeitenden verarbeitet werden, ist neben der DSGVO auch die Mitbestimmung des Betriebsrats beziehungsweise der Mitarbeitenden relevant, bevor ein solches Tool eingeführt wird.

Methodik

Die DSGVO-Scores in diesem Vergleich basieren auf unserer Methodik und berücksichtigen unter anderem Serverstandort, Konzernstruktur, AVV-Verfügbarkeit und die Verwendung von Nutzereingaben zu Trainingszwecken. Sie ersetzen keine individuelle Rechtsberatung und keine eigene Prüfung durch den jeweiligen Betrieb. Die Scores werden regelmäßig überprüft und bei neuen Informationen zum jeweiligen Anbieter aktualisiert.

Fazit

Für den täglichen Bürobetrieb im GaLaBau bieten Lexoffice, sevDesk und Microsoft 365 Copilot aktuell die höchsten DSGVO-Scores in diesem Vergleich und decken die Kernprozesse Rechnungsstellung, Buchhaltung und Kundenkommunikation ab. DeepL Pro ergänzt diese Auswahl sinnvoll für Übersetzungen, während Canva und ChatGPT Plus mit zusätzlichen Vorsichtsmaßnahmen wie einem Business-Tarif oder deaktiviertem Modelltraining eingesetzt werden können. Von DeepSeek raten wir für die Verarbeitung von Kunden- oder Auftragsdaten ab. Für die Kundenverwaltung im engeren Sinne bleibt die Auswahl an bewerteten Tools bis auf Weiteres eingeschränkt, weshalb sich ein Blick in unsere laufend aktualisierte Tool-Datenbank vor einer Investition lohnt.

Wer die einzelnen Tools im Detail vergleichen möchte, findet ausführliche Tests und aktuelle DSGVO-Scores auf den jeweiligen Tool-Seiten bei ai-finden.de.