FastBill

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Viele Selbstständige verbringen jede Woche mehrere Stunden mit Rechnungen, Belegen und der Vorbereitung für den Steuerberater. FastBill verspricht, diesen Aufwand durch digitale Rechnungsstellung, automatische Belegerfassung und DATEV-Export deutlich zu reduzieren – und dabei im DSGVO-Rahmen zu bleiben.

Was ist FastBill?

FastBill ist eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware der deutschen FastBill GmbH (Berlin, gegründet 2013). Die Cloud-Lösung deckt den kaufmännischen Alltag von Selbstständigen und kleinen Unternehmen ab: Rechnungen und Angebote erstellen und versenden (inklusive E-Rechnung), Belege verwalten, Mahnwesen, Banking mit Kontenabgleich, Zeiterfassung und DATEV-Export. Das KI-Element steckt in der automatischen Belegerfassung per OCR, die hochgeladene oder eingescannte Belege ausliest, den richtigen Vorgängen zuordnet und so die manuelle Eingabe reduziert – ein konkretes Beispiel: Rechnung fotografieren, OCR erkennt Datum, Betrag und Lieferant automatisch und ordnet den Beleg dem richtigen Vorgang zu. Mit der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich und GoBD-Anforderungen an die revisionssichere Belegaufbewahrung gewinnt eine durchgängige, strukturierte Erfassung zusätzlich an Bedeutung.

Zur Einordnung: Die KI-Funktionen beschränken sich bei FastBill im Wesentlichen auf die automatische Belegerkennung (OCR). Wer generative KI wie automatische Angebotserstellung, Textvorschläge oder einen Chat-Assistenten sucht, findet diese bei FastBill aktuell nicht.

Für wen ist FastBill geeignet?

FastBill richtet sich an Freelancer, Solo-Selbstständige und kleine Teams im deutschsprachigen Raum, die ihre Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR) digitalisieren wollen. Durch den DATEV-Export und den deutschen Rechtsrahmen ist es auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgelegt. Wer vor allem automatisierte Belegerfassung und eine geordnete Übergabe an die Kanzlei sucht, ist hier richtig. Ein typisches Beispiel ist die Designerin, die Eingangsrechnungen fotografiert, automatisch erfassen lässt und am Monatsende per DATEV-Export an ihren Steuerberater übergibt. Weniger geeignet ist es für komplexe Konzernbuchhaltung, für internationale Rechnungslegung jenseits der Standardfunktionen sowie für Nutzer, die eine vollständige doppelte Buchführung direkt im Tool erwarten.

Preise & Pläne (Stand: Juni 2026)

FastBill bietet vier gestaffelte Tarife (laut Preisseite, Stand: Juni 2026; Preise in Euro, jährliche Zahlung mit rund 10 % Rabatt):

• Solo: 10 €/Monat (9 € jährlich) – 1 Benutzer, 1 Bankkonto, Rechnungen, Angebote, E-Rechnung, Belegverwaltung.
• Plus: 15 €/Monat (14 € jährlich) – zusätzlich 5 Bankkonten, unbegrenzte Vorlagen, Lieferscheine, mehrere Währungen.
• Pro: 30 €/Monat (27 € jährlich) – zusätzlich 3 Benutzer, unbegrenzte Konten, automatische Mahnungen, Kundencenter.
• Premium: ab 59 €/Monat (ab 53 € jährlich) – zusätzlich 5 Benutzer, automatische Belegerfassung, Bankabgleich, Premium-Support.

Eine 14-tägige kostenlose Testphase ist möglich, ein dauerhaft kostenloser Plan nicht. Für Solo-Selbstständige reicht in der Regel der Solo- oder Plus-Tarif vollkommen aus; die KI-gestützte automatische Belegerfassung ist allerdings erst ab Premium enthalten – wer FastBill hauptsächlich wegen der OCR-Automatisierung nutzen möchte, sollte direkt mit dem Premium-Tarif starten.

DSGVO & Datenschutz

Für diesen Test wurden Datenschutzerklärung, Preisseite, öffentliche Dokumentationen und Impressumsangaben im Juni 2026 geprüft.

Was dokumentiert ist

FastBill wird von der FastBill GmbH mit Sitz in Berlin betrieben und unterliegt damit direkt deutschem und europäischem Datenschutzrecht. Ein Datenschutzbeauftragter ist namentlich benannt (Julius Schoor, datenschutz@fastbill.com). Die Datenschutzerklärung dokumentiert Löschfristen entlang der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – bis zu zehn Jahren für rechnungsrelevante Unterlagen, bis zu 30 Jahren bei rechtskräftigen Ansprüchen (laut Datenschutzerklärung, Stand: Juni 2026). Ein sicherer Login per Zwei-Faktor-Authentifizierung wird angeboten. Anzeichen für ein Training von KI-Modellen mit Endnutzerdaten fanden sich in den geprüften Quellen nicht. Als deutsches Unternehmen unterliegt FastBill unmittelbar der DSGVO. Der genaue technische Speicherort der Kerndaten wird in den öffentlich geprüften Unterlagen nicht abschließend erläutert – was die Notwendigkeit zusätzlicher Drittland-Transfermechanismen für die Hauptdaten dem Anschein nach reduziert, aber nicht vollständig ausschließt.

Was fehlt oder unklar ist

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag war auf der öffentlichen Datenschutzseite zum Prüfzeitpunkt (Stand: Juni 2026) nicht ausgewiesen – bei einem deutschen B2B-Anbieter ist er üblicherweise im Kundenkonto oder auf Anfrage erhältlich; der genaue Bezugsweg sollte direkt beim Anbieter geprüft werden. Für einzelne Drittdienste (etwa Formular-, Analyse- und Support-Tools) nennt die Datenschutzerklärung teils US-basierte Anbieter; der konkrete Speicherort der Kern-Buchhaltungsdaten ist dort nicht abschließend ausgeführt. Eine detaillierte, namentliche Subprozessor-Liste fehlt (Stand: Juni 2026).

DSGVO-Bewertung: 7.0/10 – in unserer Methodik vor allem aufgrund des deutschen Unternehmenssitzes, des benannten Datenschutzbeauftragten und dokumentierter Löschfristen; gemindert durch den nicht öffentlich ausgewiesenen AVV und einzelne US-Drittdienste. Details zur Gewichtung unter Methodik.

Wie wir bewerten: Wir prüfen Serverstandort, AVV-Verfügbarkeit, KI-Training-Policy und Drittlandtransfer. Score 0–10. Unsere Methodik

Alternativen

Im deutschsprachigen Raum sind Lexoffice und sevDesk die naheliegenden Vergleichskandidaten. Alle drei decken Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung ab und sind auf den deutschen Rechtsrahmen sowie DATEV-Anbindung ausgelegt.

Wann welches Tool? FastBill wenn OCR-Belegerfassung im Vordergrund steht. Lexoffice wenn Preis und DSGVO-Score entscheidend sind. sevDesk wenn das Team mehr als 3 Personen umfasst.

Fazit & Empfehlung

FastBill ist eine deutsche Rechnungs- und Belegsoftware mit klarem Fokus auf Selbstständige und kleine Teams. Datenschutzseitig profitiert es vom deutschen Unternehmenssitz, einem benannten Datenschutzbeauftragten und dokumentierten Löschfristen – Punkte, die für Unternehmen mit DSGVO-Anforderungen relevant sind. Offen bleiben der nicht öffentlich einsehbare AVV und die Einbindung einzelner US-Drittdienste, die vorab geklärt werden sollten. Wer eine deutsche Lösung für Rechnung, Belegerfassung und DATEV-Übergabe sucht, findet in FastBill eine solide Option – die KI-gestützte automatische Belegerfassung gibt es allerdings erst ab dem Premium-Tarif.

FastBill passt wenn:

• Du Freelancer oder Solo-Selbstständiger bist und eine deutsche Lösung willst
• DATEV-Export für deinen Steuerberater wichtig ist
• Du E-Rechnungen und GoBD-konforme Belegablage brauchst
• Automatische OCR-Belegerfassung ein zentrales Feature ist (dann direkt Premium)

Lieber Lexoffice wenn: günstigerer Einstieg und besserer DSGVO-Score gewünscht sind. Lieber sevDesk wenn: das Team mehr als 3 Personen umfasst.

Häufige Fragen zu FastBill

Ist FastBill DSGVO-konform? FastBill wird von einer deutschen GmbH betrieben und unterliegt direkt dem europäischen Datenschutzrecht. Ein Datenschutzbeauftragter ist benannt, Löschfristen sind dokumentiert. Einschränkung: Ein AVV war zum Prüfzeitpunkt (Juni 2026) nicht öffentlich abrufbar – dieser sollte vor dem produktiven Einsatz mit Kundendaten beim Anbieter angefragt werden.

Gibt es FastBill kostenlos? Es gibt keine dauerhaft kostenlose Version. FastBill bietet eine 14-tägige Testphase an, danach beginnen die Tarife ab 10 €/Monat (Solo-Plan).

Unterstützt FastBill E-Rechnungen? Ja. E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) ist ab dem günstigsten Solo-Tarif enthalten und deckt die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab.

Gibt es einen AVV bei FastBill? Ein Auftragsverarbeitungsvertrag war auf der öffentlichen Datenschutzseite zum Prüfzeitpunkt (Juni 2026) nicht direkt abrufbar. Bei einem deutschen B2B-Anbieter ist er üblicherweise im Kundenkonto oder auf Anfrage erhältlich – AVV-Status direkt beim Anbieter klären.

Ist FastBill besser als Lexoffice? Das hängt vom Anwendungsfall ab. Lexoffice startet günstiger (ab 7,90 €/Monat) und erreicht in unserem DSGVO-Test 8,0/10. FastBill punktet mit stärkerer OCR-Automatisierung. Für DSGVO-Fokus liegt Lexoffice vorn; für automatische Belegerfassung FastBill.

Unterstützt FastBill DATEV? Ja. DATEV-Export ist in allen FastBill-Tarifen enthalten und ermöglicht die direkte Übergabe der Buchhaltungsdaten an den Steuerberater.

Entspricht FastBill den GoBD-Anforderungen? FastBill ist auf die revisionssichere, GoBD-konforme Belegablage ausgelegt – Belege werden unveränderbar gespeichert und mit Löschfristen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verwaltet.

Unterstützt FastBill die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)? Ja. FastBill ist für die vorbereitende Buchhaltung von Selbstständigen und EÜR-Buchern konzipiert und übergibt die Daten per DATEV-Export an den Steuerberater für den Jahresabschluss.