FreshBooks

FreshBooks Test 2026: Rechnungen, Zeiterfassung und Preise im Überblick

FreshBooks ist eine Cloud-Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Teams, die Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Ausgabenverwaltung in einer Oberfläche bündelt. Der USP: Zeiterfassung pro Projekt fließt automatisch in die Rechnungserstellung samt Zahlungserinnerungen – ohne separate Tools.

Dieser Test basiert auf der Analyse öffentlich verfügbarer Datenschutzdokumente, der Preisseite und ggf. verfügbarer AVV-Dokumentation (Stand: 2026-07).

Warum nutzen Selbstständige und kleine Teams FreshBooks?

FreshBooks spart vor allem Zeit bei Rechnungsstellung und Zahlungsnachverfolgung: Rechnungen entstehen aus hinterlegten Kundendaten und Zeiterfassungs-Einträgen in wenigen Minuten, automatische Zahlungserinnerungen reduzieren den manuellen Nachfass-Aufwand. Wiederkehrende Rechnungen entlasten zusätzlich bei Kunden mit regelmäßigem Abrechnungsrhythmus.

Wie gut funktioniert FreshBooks in der Praxis?

Rechnungen lassen sich direkt aus offenen Zeiterfassungs-Einträgen erstellen – das vermeidet manuelle Übertragung und Übertragungsfehler bei projektbasierter Abrechnung. Die Ausgabenerfassung per Beleg-Foto ist eine etablierte Kernfunktion; die Texterkennungsgenauigkeit bei nicht-englischen oder handschriftlichen Belegen ist mangels unabhängiger Tests nicht überprüfbar (Stand: 2026-07).

Workflow-Beispiel: 8 Beratungsstunden pro Woche → Zeiterfassung direkt im Projekt → automatische Übernahme in die Wochenrechnung → Rechnungsversand in unter 5 statt rund 20 Minuten manueller Zusammenstellung → etwa 1,2 Stunden pro Woche gespart.

Für wen ist FreshBooks geeignet?

Freelancer und Kleinunternehmer, die Kunden auf Stundenbasis abrechnen, profitieren von der Verzahnung aus Zeiterfassung und Rechnungsstellung – etwa Berater, Designer oder Handwerker mit wechselnden Projekten. Kleine Teams bis 5–10 Personen mit Bedarf an zusätzlichen Nutzern und Stripe-Zahlungsabwicklung finden im Plus- oder Premium-Plan passende Kundenlimits.

Für Betriebe mit Sitz in der DACH-Region, die auf EUR-Abrechnung, deutschsprachigen Support oder eine DATEV-Anbindung angewiesen sind, ist FreshBooks weniger geeignet – alle Preise laufen ausschließlich in USD, eine DATEV-Kompatibilität ist nicht öffentlich dokumentiert. Auch für Kanzleien oder Praxen mit sensiblen Mandanten- oder Patientendaten bleibt der nicht benannte Serverstandort ein Punkt, den es vor dem Einsatz zu klären gilt.

Preise & Pläne (Stand: 2026-07)

FreshBooks bietet drei Hauptpläne, alle ausschließlich in USD:

• Lite – 23 USD/Monat, bis zu 5 Kunden
• Plus – 43 USD/Monat, bis zu 50 Kunden
• Premium – 70 USD/Monat, unbegrenzte Kunden

Zusatzmodule: weitere Team-Mitglieder 11 USD/Monat pro Person, Advanced Payments 20 USD/Monat, FreshBooks Payroll 40 USD/Monat plus 6 USD/Monat pro Mitarbeiter. Aktuell läuft eine Rabattaktion mit reduzierten Preisen für die ersten sechs Monate (z. B. Lite ab 2,30 USD/Monat), danach gilt der reguläre Monatspreis. Eine Geld-zurück-Garantie gilt für 30 Tage.

Für eine Einzelperson mit bis zu 5 Kunden reicht der Lite-Plan meist aus; sobald mehr Kunden oder mehrere Nutzer hinzukommen, ist der Plus-Plan mit 50 Kunden die praktikablere Wahl. Premium lohnt sich erst bei wirklich unbegrenztem Kundenstamm, etwa bei wachsenden Kanzleien.

Wann lohnt sich FreshBooks?

Empfehlung für Einzelunternehmer: Der Plus-Plan (43 USD/Monat) ist für die meisten Freelancer mit wachsendem Kundenstamm der sinnvollere Einstieg – er deckt bis zu 50 Kunden und mehrere Team-Mitglieder ab. Lite eignet sich nur, solange dauerhaft unter 5 Kunden abgerechnet werden; Premium lohnt erst, wenn das Kundenlimit von Plus regelmäßig überschritten wird.

DSGVO & Datenschutz

Was dokumentiert ist

FreshBooks verschlüsselt die Datenübertragung mit 256-Bit-SSL (laut Security-Seite, Stand: 2026-07; TLS-Version nicht spezifiziert). Ein AVV liegt als „International Data Processing Agreement" (PDF, Stand 2025) vor und ist laut Datenschutzerklärung (Abschnitt 16) in die allgemeinen Nutzungsbedingungen einbezogen – ohne erkennbare Tarifbeschränkung. Für die Drittlandübermittlung aus dem EWR, der Schweiz und UK sind laut Datenschutzerklärung (Abschnitt 10) Standardvertragsklauseln (SCCs) plus UK Addendum vorgesehen. Die Sub-Prozessor-Liste (freshbooks.com/third-party-sub-processors, Stand: 2026-07) nennt konkret AWS, Google Cloud, Zendesk und Salesforce. Für Kartenzahlungen wird laut Security-Dokumentation ein PCI-DSS-Level-1-zertifizierter Partner (inkl. Stripe Payments Canada Ltd.) eingesetzt; ein Abschnitt zu Betroffenenrechten ist ebenfalls vorhanden.

Was fehlt oder unklar ist

Der Abschnitt zu KI-Training mit Nutzerdaten existiert in der Datenschutzerklärung, war zum Prüfzeitpunkt aber inhaltlich nicht einsehbar. Der exakte Serverstandort ist trotz dokumentierter SCCs nicht benannt – das Unternehmen ist kanadisch registriert (2ndSite Inc.), eine DPF-Zertifizierung fehlt. Löschfristen sind nur vage als "angemessener Zeitraum" beschrieben; auch eine zusätzliche Prüfung von Trust-Center- und Help-Center-Seiten ergab keine konkreten Fristen. Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein benannter Datenschutzbeauftragter sind nicht dokumentiert.

Bei US-Bezügen gilt differenziert: Risiko 1 (US-Mutterkonzern) entfällt, da FreshBooks/2ndSite Inc. kanadisch registriert ist; Risiko 2 (US-Sub-Prozessoren) besteht – die Sub-Prozessor-Liste nennt AWS, Google Cloud, Zendesk und Salesforce als US-Anbieter mit Datenzugriff.

FreshBooks dokumentiert damit zentrale vertragliche Bausteine wie AVV, SCCs und Sub-Prozessor-Liste, lässt aber Serverstandort, konkrete Löschfristen und die KI-Trainings-Richtlinie offen.

Wie wir bewerten: Wir prüfen Serverstandort, AVV-Verfügbarkeit, KI-Training und US-Datentransfer. Score 1–10, 10 = vollständig DSGVO-freundlich.

DSGVO-Bewertung: 5,5/10

Warum 5,5/10? ✅ AVV als International Data Processing Agreement verfügbar ✅ SCCs + UK Addendum für EWR/CH/UK-Transfers dokumentiert ✅ Sub-Prozessor-Liste mit konkreten Anbietern (AWS, Google Cloud, Zendesk, Salesforce) ❌ Serverstandort nicht benannt ❌ KI-Trainings-Richtlinie nicht einsehbar ❌ Keine konkreten Löschfristen dokumentiert

Hauptabzüge entstehen durch die fehlende KI-Trainings-Dokumentation, den nicht benannten Serverstandort und die vagen Löschfristen.

Tarife und Datenschutzbedingungen können sich kurzfristig ändern – vor dem Einsatz aktuelle Bedingungen prüfen.

Alternativen

QuickBooks – etablierter Workflow-Konkurrent mit umfangreicherem Reporting und breiterer US-Payroll-Integration, ebenfalls USD-Abrechnung.

lexoffice – DSGVO-Score 8,0/10, deutsche Buchhaltungssoftware ab 7,90 €/Monat mit EUR-Abrechnung und Fokus auf deutsche steuerliche Anforderungen.

sevDesk – DSGVO-Score 7,0/10, deutsche Alternative ab 19 €/Monat, ebenfalls mit EUR-Abrechnung und stärkerem Fokus auf DACH-spezifische Buchhaltungsanforderungen als FreshBooks.

Wenn du überwiegend in Deutschland oder der EU abrechnest, EUR-Rechnungen brauchst oder DATEV-Pflicht besteht, ist lexoffice oder sevDesk die naheliegendere Wahl als FreshBooks.

Häufige Fragen

Eignet sich FreshBooks aus DSGVO-Sicht für Unternehmen in der DACH-Region? Mit einem DSGVO-Score von 5,5/10 eignet sich FreshBooks für allgemeine Rechnungs- und Kundendaten solide – AVV, SCCs und Sub-Prozessor-Liste sind dokumentiert. Bei besonders sensiblen Daten bleiben Serverstandort und KI-Trainings-Richtlinie offen. Die genannten Scores sind Risikoeinschätzungen nach unserer Methodik, keine rechtlichen Gutachten.

Bietet FreshBooks einen AVV/DPA nach Art. 28 DSGVO an? Ja – FreshBooks stellt ein „International Data Processing Agreement" (PDF, Stand 2025) bereit, laut Datenschutzerklärung (Abschnitt 16) einbezogen in die allgemeinen Nutzungsbedingungen ohne erkennbare Tarifbeschränkung.

Gibt es einen kostenlosen Plan oder eine Testphase bei FreshBooks? Einen dauerhaft kostenlosen Plan gibt es nicht – stattdessen eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie, kein zeitlich begrenzter Trial.

Werden Nutzerdaten bei FreshBooks für KI-Training verwendet? Ein Abschnitt zu automatisierter Entscheidungsfindung und KI existiert in der Datenschutzerklärung, war aber zum Prüfzeitpunkt nicht einsehbar – die Trainingspraxis bleibt damit nicht überprüfbar.

Ist FreshBooks mit DATEV kompatibel? Eine DATEV-Anbindung ist öffentlich nicht dokumentiert (Stand: 2026-07) – für Betriebe mit DATEV-Pflicht sind lexoffice oder sevDesk die naheliegenderen Optionen.

Kann ich mit FreshBooks in Euro abrechnen? Nein, alle Pläne werden ausschließlich in USD abgerechnet – das bedeutet zusätzlichen Umrechnungsaufwand für DACH-Kunden.

Fazit & Empfehlung

Wähle FreshBooks, wenn du als Einzelunternehmer oder kleines Team stundenbasiert abrechnest und eine enge Verzahnung von Zeiterfassung und Rechnungsstellung suchst – auch wenn die Abrechnung in USD läuft. Lieber lexoffice oder sevDesk, wenn du in der DACH-Region EUR-Abrechnung oder eine DATEV-Anbindung benötigst.

FreshBooks überzeugt operativ durch schnelle Rechnungserstellung aus der Zeiterfassung und dokumentiert mit AVV, SCCs und Sub-Prozessor-Liste zentrale Datenschutz-Bausteine – Serverstandort und KI-Trainings-Transparenz bleiben offene Punkte bei besonders sensiblen Daten.