Otter.ai vs Fireflies.ai: Welches Meeting-Tool passt zu deinem Team?

Beide Tools schicken einen Bot in deine Videocalls, transkribieren das Gespräch und liefern eine Zusammenfassung. Für Freelancer und KMU im DACH-Raum stellt sich die Frage, welches von beiden bei Preis, Sprache und Datenschutz besser passt (kein Rechtsberatungsersatz, Stand: 2026-10). Wir haben dafür die Preisseiten und Datenschutzerklärungen beider Anbieter ausgewertet, ohne die Tools selbst im Dauerbetrieb zu testen. Alle Aussagen zu Funktionen und Limits stammen daher aus Anbieterangaben.

Wichtig: Ein hoher DSGVO-Score bedeutet nicht automatisch rechtskonformen Einsatz. Entscheidend sind auch die konkrete Nutzung, ein AVV und interne Datenschutzprozesse.

DSGVO-Hinweis: Beide Anbieter sind US-amerikanische Unternehmen. Meeting-Aufnahmen können personenbezogene Daten von Gesprächsteilnehmenden enthalten. Informiere alle Beteiligten vor der Aufnahme und stelle sicher, dass du zur Aufnahme befugt bist: In gewöhnlichen nichtöffentlichen Meetings heißt das in der Regel, das Einverständnis aller Aufgenommenen einzuholen (§ 201 StGB). Reine Information genügt nicht, und das ist unabhängig von Rechtsgrundlage und AVV.

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Was unterscheidet Otter.ai und Fireflies.ai?

Otter.ai ist ein US-amerikanisches Unternehmen und bietet laut Anbieterangaben einen Meeting-Assistenten, der Gespräche transkribiert und zusammenfasst. Der Anbieter staffelt seine Tarife nach Transkriptionsminuten und Aufnahmedauer pro Konversation, und diese Limits sind auf der Preisseite einsehbar [1]. Ein typisches DACH-Szenario: Eine Marketingagentur mit fünf Personen nimmt wöchentlich mehrere Kundencalls auf, plant das Monatsvolumen anhand der veröffentlichten Limits und wählt danach den Tarif. Deutsch steht auf der Preisseite in der Liste der Transkriptionssprachen [1].

Fireflies.ai ist ebenfalls ein US-amerikanisches Unternehmen und arbeitet nach demselben Grundprinzip: Ein Bot tritt Meetings bei, transkribiert und fasst zusammen. Als Sprachbasis nennt die FAQ der Preisseite Englisch, weitere Sprachen laufen dort in Beta; die Tarifübersicht wirbt mit über 100 Sprachen, Deutsch wird nicht namentlich genannt [7]. Ein typisches DACH-Szenario: Ein Berater mit überwiegend englischsprachigen Remote-Kunden testet den Gratis-Tarif, prüft Speicher und Aufnahmedauer gegen sein Meeting-Volumen und achtet auf die Datenschutzaussagen zum KI-Training [3].

Der Kernunterschied liegt weniger im Funktionsumfang als in der Art der Limits: Otter.ai staffelt nach Transkriptionsminuten und Aufnahmedauer pro Konversation, Fireflies.ai nennt unbegrenzte Transkription in den bezahlten Tarifen und staffelt vor allem nach Speicher und Aufnahmedauer [10] (Stand: 2026-10). Diese Limitarten sind nicht direkt vergleichbar.

Funktionsvergleich

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Mehr Details findest du in unseren Tooltests zu Otter.ai und Fireflies.ai.

Preise & Pläne

Otter.ai: Der günstigste bezahlte Tarif (Pro) startet bei 16,99 $/Monat (Stand: 2026-06). Auf der Preisseite erscheinen daneben Aktionspreise mit der Einschränkung, dass sie nur mit einer indischen Kreditkarte gelten, daher gilt für dich der Listenpreis [1]. Für einzelne Berater mit moderatem Meeting-Volumen reicht laut Preisseite der Pro-Tarif aus: 1.200 Minuten Meeting-Transkription pro Monat, bis zu 90 Minuten pro Konversation [1]. Der Business-Tarif hat laut Preisseite einen Listenpreis von 30 US-Dollar pro Nutzer im Monat. Daneben wird ein durchgestrichener Preis mit einem befristeten Aktionspreis von 24 US-Dollar beworben (20 % Rabatt für mindestens drei Monate) [1, 9]. Der Tarif bietet unbegrenzte Meeting-Transkription bis zu 4 Stunden pro Konversation [1]. Enterprise gibt es nur auf Anfrage.

Fireflies.ai: Der günstigste bezahlte Tarif startet bei 18 $/Monat (Stand: 2026-06). Zu den Grenzen nennt die Preisseite: 400 Min Speicher pro Team in Free, 8.000 Min pro Platz in Pro, unbegrenzten Speicher ab Business, dazu Aufnahmedauer bis 2 Std. (Free, Pro), 3 Std. (Business) und 4 Std. (Enterprise) [10]. Speicher, Transkriptionsvolumen und Aufnahmedauer sind verschiedene Limits. Für Teams mit mehr als 50 Mitgliedern verweist die FAQ auf den Vertrieb [8].

ROI-Hinweis: Ob sich ein bezahlter Tarif lohnt, hängt davon ab, wie viel Nacharbeit du dir bei Protokollen und Aufgabenlisten sparst. Wir geben dafür bewusst keine Stundenwerte an, weil dafür belastbare Daten fehlen. Teste im Gratis-Tarif drei bis vier echte Meetings und miss selbst, wie viel Korrekturaufwand bleibt.

DSGVO & Datenschutz

Otter.ai (DSGVO-Score 7,0/10 nach unserer Bewertungsmethodik; die Einzelwerte der Kategorien liegen uns nicht vor):

• Otter.ai nennt eine Selbstzertifizierung unter dem Data Privacy Framework (DPF) [6].
• Als Zweck nennt der Anbieter das KI-Training der eigenen KI auf de-identifizierten Audioaufnahmen und auf Transkripten, die personenbezogene Daten enthalten können [5]. Einen Opt-out beschreibt die Datenschutzerklärung nicht (Stand: 2026-10).
• Die Datenschutzerklärung nennt die DSGVO und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nicht ausdrücklich (Stand: 2026-10). Die im Footer verlinkte Software-Services-Vereinbarung bezieht ein Data Processing Addendum aus den Nutzungsbedingungen ein [12]; dessen Inhalt haben wir nicht im Einzelnen geprüft.
• Für Übermittlungen außerhalb des EWR nennt der Anbieter geeignete Garantien und die Standardvertragsklauseln (SCCs) (laut Anbieter, Stand: 2026-10).
• Otter.ai nennt Amazon Web Services, Amplitude, Google und Stripe als Dienstleister, eine vollständige Subprozessorliste legt die Datenschutzerklärung nicht vor (Stand: 2026-10).

Fireflies.ai (DSGVO-Score 6,5/10 nach unserer Bewertungsmethodik; die Einzelwerte der Kategorien liegen uns nicht vor):

• Fireflies.ai nennt ebenfalls eine Selbstzertifizierung unter dem DPF [4].
• Laut Datenschutzerklärung wird personenbezogene Information nicht für KI-Training verwendet [3] (laut Anbieter, Stand: 2026-10).
• Fireflies.ai veröffentlicht ein Data Processing Addendum, das in die Nutzungsbedingungen einbezogen ist; es regelt unter anderem Controller- und Processor-Rollen, Verarbeitung nach Weisung, Unterauftragsverarbeiter, Löschung und Rückgabe sowie Übermittlungen [11] (Stand: 2026-10). Ob es für deinen Einsatz als AVV im Sinne von Art. 28 DSGVO genügt, haben wir nicht rechtlich geprüft.
• Fireflies.ai gibt an, Daten auf Servern in den USA und weiteren Ländern zu verarbeiten, und nennt Garantien wie Vertragsklauseln für Übermittlungen aus EWR, UK und der Schweiz (laut Anbieter, Stand: 2026-10).
• Eine Subprozessorliste solltest du vor Vertragsabschluss beim Anbieter anfordern und individuell prüfen.

Einordnung: Der Score-Unterschied von 0,5 Punkten ist klein. Der Score bündelt sieben Kategorien, die Einzelwerte liegen uns für diesen Artikel nicht vor, deshalb erklären wir die Differenz nicht auf Kategorieebene. Die DPF-Selbstzertifizierung nennen beide Anbieter [4][6], sie erklärt den Unterschied also nicht. Inhaltlich spricht für Fireflies.ai die ausdrückliche Aussage zum KI-Training [3], bei Otter.ai ist der fehlende Opt-out ein Prüfpunkt [5]. Beide Anbieter sind direkte US-Anbieter, daher solltest du den Cloud Act in deine Risikobetrachtung einbeziehen. Beide Anbieter binden ein Data Processing Addendum in ihre Vertragsunterlagen ein [11][12]; ob und wie es für deinen Tarif gilt, solltest du vor dem Einsatz prüfen (Stand: 2026-10). Ein AVV ist nötig, sobald der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, etwa bei Kundengesprächen. Die Subprozessoren beider Anbieter solltest du vor Vertragsabschluss individuell prüfen.

Für wen ist welches Tool geeignet?

Otter.ai passt zu:

• Teams, die Transkriptionsminuten und Aufnahmedauer pro Konversation planen wollen [1]
• Nutzern, die deutschsprachige Meetings transkribieren [1]
• Vertriebsteams, die vorab prüfen, ob die benötigte CRM-Integration angeboten wird

Fireflies.ai passt zu:

• Nutzern, denen die Aussage zum Verzicht auf KI-Training wichtig ist [3]
• Beratern mit überwiegend englischsprachigen Meetings [7]
• Teams, die vor allem Speicher und Aufnahmedauer planen müssen; ab 50 Mitgliedern klärt der Vertrieb den Tarif [10][8]

Anti-Personas:

• Berufsgeheimnisträger ohne Prüfung von Einwilligung und Vertraulichkeit: keines der beiden Tools als Standard
• Teams, die EU-only-Hosting zwingend brauchen: beide Anbieter dokumentieren keine ausschließlich europäische Datenhaltung (laut Anbieterangaben, Stand: 2026-10)

Alternativen

Als Workflow-Konkurrenten kommen vor allem die in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams eingebauten Aufzeichnungs- und Zusammenfassungsfunktionen in Frage. Prüfe dort, in welchem Tarif sie verfügbar sind und wo die Daten liegen. Wer Daten nicht an US-Anbieter geben will, kann sich lokale KI ansehen, die Transkription auf eigener Hardware ausführt. Dafür brauchst du eigene Hardware und musst die Einrichtung selbst übernehmen.

Unsere Empfehlung 2026

🥇 Testsieger: Otter.ai, knapp. Für Otter.ai sprechen Deutsch in der Sprachliste [1] und der etwas höhere DSGVO-Score von 7,0/10 (kleiner Unterschied, ohne Kategoriewerte), solange du den Hinweis zum KI-Training prüfst. Fireflies.ai liegt knapp dahinter, weil Deutsch dort nicht namentlich genannt ist [7].

🥈 Preis-Leistung: nicht eindeutig. Beide haben einen Gratis-Tarif und veröffentlichte Limits, die sich aber auf verschiedene Größen beziehen (Otter.ai Transkriptionsminuten, Fireflies.ai Speicher und Aufnahmedauer [1][10]). Ohne gleiche Maßeinheit nennen wir keinen Sieger (Stand: 2026-10).

🔒 Klarste KI-Training-Aussage: Fireflies.ai. Die Datenschutzerklärung schließt das Training mit personenbezogenen Daten ausdrücklich aus [3]. Im DSGVO-Gesamtscore liegt Otter.ai mit 7,0/10 vor Fireflies.ai mit 6,5/10.

Fazit & Empfehlung

Für KMU empfehlen wir nach Datenlage, beide Tools zuerst im Gratis-Tarif mit unkritischen Meetings zu testen. Wer viele deutschsprachige Meetings führt, startet mit Otter.ai, prüft aber vorher, ob das KI-Training auf Aufnahmen und Transkripten zu deinem Einsatz passt. Wer Wert auf die Training-Aussage legt, wählt Fireflies.ai und prüft im Gratis-Tarif Speicher, Aufnahmedauer und die Sprachabdeckung für Deutsch. In beiden Fällen gilt: Prüfe den AVV und die Aussagen zum DPF, bevor du Kundengespräche aufzeichnest, und hole vorab das Einverständnis aller Teilnehmenden zur Aufnahme ein, das ist unabhängig von AVV und Rechtsgrundlage. Ausnahme: Bei Gesprächen mit Berufsgeheimnis oder besonders sensiblen Daten solltest du einen Cloud-Bot nur nach individueller rechtlicher Prüfung einsetzen.