Welche KI-Tools eignen sich für SHK-Betriebe?

Kurze Antwort

Für SHK-Betriebe eignen sich KI-Tools vor allem in drei Bereichen: Buchhaltung/Rechnungswesen, Kundenkommunikation und Dokumentation. Für Texte mit Kundendaten (Namen, Adressen, Anlagentyp) brauchst du ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – kostenlose Consumer-Versionen reichen dafür nicht aus. Welches Tool am besten passt, hängt davon ab, ob du Buchhaltung automatisieren, Angebote formulieren oder Baustellendokumentation organisieren willst.

Wichtig: Ein hoher DSGVO-Score bedeutet nicht automatisch einen aufsichtsbehördlich vertretbaren Einsatz im Einzelfall. Entscheidend sind auch die konkrete Nutzung, ein AVV und interne Datenschutzprozesse.

Die folgenden DSGVO-Scores sind Risikoeinschätzungen, keine rechtlichen Bewertungen.

Praxisregeln für den Alltag

• ✅ Rechnungs- und Belegerkennung mit Buchhaltungssoftware, die einen AVV anbietet
• ✅ Interne Notizen, Checklisten und Materiallisten ohne personenbezogene Daten
• ⚠️ Kundenanfragen mit Name, Adresse oder Anlagendetails in eine KI-Textoberfläche eingeben – nur mit AVV und Geschäftskonto
• ⚠️ Baustellenfotos mit erkennbarem Kundeneigentum in ein KI-Tool hochladen – vorher Zweckbindung prüfen
• ⚠️ Cloud-Thermostate und Smart-Home-Daten von Kunden – vor Installation klären, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist

Zeitersparnis in der Praxis (Erfahrungswerte – individuelle Zeiten variieren)

Relevante Tools für SHK-Betriebe im Überblick

Hinweis: Diese Übersicht bildet nur Tools ab, die vollständig in unserer Datenbank geprüft sind.

Warum diese Tools?

Wer Rechnungen und Belege abends nachträgt, statt sie direkt zu erfassen, verliert am Monatsende oft den Überblick. Lexoffice erkennt Belege automatisch und gleicht Zahlungen ab – für 7,90 €/Monat, mit einem der höheren Scores in dieser Übersicht (8,0/10). Der Datenschutz-Score muss trotzdem individuell geprüft werden.

Betriebe, die zusätzlich einen DATEV-Export für ihren Steuerberater brauchen, greifen häufiger zu sevDesk (7,0/10, ab 19 €/Monat) – die Automatisierung ähnelt Lexoffice, die Schnittstelle zur Steuerkanzlei ist aber ein eigenständiger Vorteil.

Für Betriebe, die viele individuelle Angebote schreiben, lohnt sich ein genauerer Blick auf FastBill: Das Tool unterstützt bei Angebots- und Rechnungstexten und liegt bei 7,0/10, ab 10 €/Monat.

Ein Bautagebuch, das nach Feierabend erst noch abgetippt werden muss, kostet Zeit, die auf der nächsten Baustelle fehlt. plancraft bündelt Projektsteuerung, Materialwirtschaft und Dokumentation speziell für Handwerksbetriebe – der Score liegt bei 7,5/10, der Preis bei 59,90 €/Monat, spürbar höher als bei reiner Buchhaltungssoftware.

Teams, die ohnehin mit Outlook und Teams arbeiten, profitieren am ehesten von Microsoft 365 Copilot: Die KI ist direkt in die vorhandene Umgebung integriert, unterstützt bei E-Mails und Protokollen und erreicht mit 8,0/10 den höchsten Score in dieser Liste (ab 18 €/Monat).

Wer stattdessen eine einfache interne Wissensdatenbank für Checklisten und Materiallisten sucht, findet in Notion KI eine Option mit kostenlosem Einstieg – der Score liegt allerdings nur bei 5,0/10, was vor dem Einsatz mit Kundendaten individuell geprüft werden muss.

Bei Textentwürfen mit etwas höherem Datenschutzanspruch fällt der Blick oft auf Claude (Anthropic): Der Score liegt mit 6,0/10 über dem von ChatGPT Plus, ein kostenloser Einstieg ist vorhanden, Bezahltarife sind direkt beim Anbieter zu prüfen. Claude ist nach eigenen Angaben ein US-Unternehmen und nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil – die Cloud-Act-Anwendbarkeit durch die US-Unternehmensstruktur bleibt dadurch nicht vollständig ausgeschlossen.

ChatGPT Plus wird in der Praxis oft zuerst ausprobiert, weil es bekannt und schnell einsatzbereit ist. Für Kundenkommunikation ohne AVV eignet sich das kostenlose Angebot aber nicht – der Score liegt bei 5,0/10, auch hier gilt dieselbe Cloud-Act-Einordnung wie bei US-Anbietern mit DPF-Teilnahme.

DeepSeek taucht in Preisvergleichen häufig als günstige Alternative auf. Für den Einsatz mit Kundendaten ist das Tool nach unserer Methodik aber kaum geeignet: Der Score von 1,5/10 ergibt sich vor allem aus dem Drittlandtransfer in ein Land ohne EU-Angemessenheitsbeschluss, für den zusätzliche Garantien wie Standardvertragsklauseln nötig wären.

Was andere Tools problematisch macht

Kostenlose Consumer-KI-Tools ohne Geschäftskonto haben meist keinen AVV im Angebot – wer dort Kundennamen, Adressen oder Anlagendaten einträgt, verarbeitet personenbezogene Daten ohne die dafür nötige vertragliche Grundlage. Das betrifft nicht nur DeepSeek, sondern grundsätzlich jede kostenlose Chat-Oberfläche, unabhängig vom Anbieterland.

Bei Smart-Home-Geräten, die SHK-Betriebe selbst installieren (etwa Cloud-Thermostate), ist zusätzlich häufig unklar, wer für die Verhaltensdaten der Bewohner verantwortlich ist – Installateur, Gerätehersteller oder Plattformbetreiber. Nach unserer Recherche dokumentieren viele Hersteller diese Verantwortlichkeit nicht eindeutig auf ihren öffentlichen Datenschutzseiten; das sollte vor der Installation direkt beim Hersteller nachgefragt werden.

KI und SHK-Fachwissen: wo die Technik an ihre Grenzen kommt

Allgemeine KI-Tools wie ChatGPT oder Claude kennen die Grundzüge des Handwerks, ersetzen aber keine fachliche Prüfung nach geltendem Regelwerk. Die Trinkwasserhygiene nach DIN 1988 und DVGW W551, die Heizlastberechnung nach DIN EN 12831 oder die Ausschreibung von Heizungsanlagen nach VOB/C ATV DIN 18380 verlangen aktuelle Normkenntnis – Trainingsdaten von KI-Modellen haben einen Stichtag und bilden Normänderungen danach nicht ab. Für Texte, Dokumentation und Kommunikation ist das unkritisch; für technische Berechnungen und Normprüfungen bleibt der Blick ins aktuelle Regelwerk (z. B. beim Beuth-Verlag oder DVGW) Pflicht.

Darf ich KI-Tools als SHK-Betrieb nutzen?

Grundsätzlich ja – die Nutzung hängt aber davon ab, welche Daten in das Tool fließen. Für interne Texte ohne Personenbezug (z. B. eine Checkliste für die Wartungstour) fällt der Einsatz in der Regel nicht unter die strengeren Anforderungen der DSGVO. Sobald Kundendaten wie Name, Adresse oder Anlagentyp eingegeben werden, braucht es ein Geschäftskonto mit AVV, und bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich eine Prüfung des Drittlandtransfers und – bei US-Anbietern – der Cloud-Act-Thematik. Für Baustellenfotos gilt dasselbe, sobald erkennbares Kundeneigentum oder Personen abgebildet sind.

Kurz gesagt: Wenn Kundendaten verarbeitet werden, brauchst du fast immer: ein Geschäftskonto statt der kostenlosen Version, einen AVV mit dem Anbieter, und bei Anbietern außerhalb der EU einen Blick auf Serverstandort und Drittlandtransfer. Ohne Kundendaten reicht meist die einfache Version.

Welche KI eignet sich für die Rechnungsstellung im Handwerksbetrieb?

Für die automatisierte Rechnungs- und Belegerkennung eignen sich in unserer Übersicht vor allem Lexoffice, sevDesk und FastBill – alle drei bieten einen AVV für Geschäftskunden und liegen bei Scores zwischen 7,0 und 8,0/10. Welches Tool passt, hängt vor allem vom gewünschten Funktionsumfang (z. B. DATEV-Export) und Budget ab; die Eignung im Einzelfall muss individuell geprüft werden.

Methodik

Unsere DSGVO-Scores basieren auf der in der Methodik beschriebenen Bewertungssystematik und sind Risikoeinschätzungen auf Basis öffentlich zugänglicher Angaben – keine Rechtsgutachten.

Fazit & Empfehlung

Für SHK-Betriebe lohnt sich der KI-Einsatz zuerst dort, wo wenig Personenbezug entsteht: Buchhaltung, interne Dokumentation, Materiallisten. Sobald Kundendaten ins Spiel kommen, entscheidet der AVV über den zulässigen Einsatz – nicht der Funktionsumfang des Tools.

Du willst nicht jeden Vertrag selbst prüfen? Unsere Tooltests zeigen pro KI-Tool: AVV, DPA, KI-Training, Cloud-Act-Risiko, DSGVO-Score.