US-KI-Tools oder europäische Alternativen: Welche eignen sich für Steuerberater und KMU?

Kurze Antwort

Für Standardaufgaben ohne Personenbezug – Textentwürfe, interne Notizen, Recherche – lassen sich sowohl US-amerikanische als auch europäische KI-Tools einsetzen, sofern ein AVV vorliegt. Sobald personenbezogene Daten oder gar Mandantendaten im Spiel sind, verschiebt sich das Bild deutlich: Für Steuerberater, Anwälte und andere Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB sind europäische Tools mit EU-Hosting und dokumentierter Auftragsverarbeitung in der Regel die risikoärmere Wahl, weil bei US-Anbietern zusätzlich der Cloud Act und der rechtlich diskutierte Status des Data Privacy Framework zu berücksichtigen sind. Für reine Marketing- oder Freelancer-Aufgaben ohne Personenbezug ist dieser Unterschied meist zweitrangig.

Wichtig: Ein hoher DSGVO-Score bedeutet nicht automatisch einen aufsichtsbehördlich vertretbaren Einsatz im Einzelfall. Entscheidend sind auch die konkrete Nutzung, ein AVV und interne Datenschutzprozesse.

Die folgenden DSGVO-Scores sind Risikoeinschätzungen, keine rechtlichen Bewertungen.

ai-finden.de

Praxisregel: So gehst du in der Kanzlei praktisch vor ✅ Blogartikel, Marketing-Texte, interne Recherche ohne Personenbezug – meist unproblematisch ✅ Rechtstexte oder E-Mail-Entwürfe zusammenfassen lassen, sofern keine Mandantennamen enthalten sind ⚠️ Mandantendaten, Steuer-IDs oder Namen in Prompts einfügen – nur mit AVV und ggf. zusätzlicher §203-Vereinbarung ⚠️ Kostenlose Tarife für Kanzleiarbeit nutzen – hier ist meist kein AVV verfügbar, das Risiko ist entsprechend hoch ⚠️ Diktate oder Meeting-Mitschnitte mit Mandantenbezug transkribieren lassen – Auftragsverarbeitung und Datenregion vorab prüfen

Erfahrungswerte — individuelle Zeiten variieren je nach Aufgabe und Tool.

Relevante KI-Tools im Überblick

Die folgenden DSGVO-Scores basieren auf unserer eigenen, internen Bewertungsmethodik — sie sind keine offiziellen oder amtlichen Einstufungen.

USA

Deutschland/EU

Sonstige (außerhalb EU/USA)

Warum diese Tools?

ChatGPT Plus ist als Consumer-Tarif konzipiert; nach eigener Kenntnis ist ein separater AVV in der Regel nur für Business- oder Enterprise-Tarife vorgesehen. Für den Verbrauchertarif solltest du vor jedem Einsatz mit Mandantenbezug prüfen, welcher Tarif tatsächlich einen AVV enthält.

Claude (Anthropic) und Gemini (Google) liegen in unserer Methodik im mittleren Bereich, unter anderem weil beide US-Unternehmen sind und nach eigenen Angaben am EU-US Data Privacy Framework teilnehmen. Der Cloud Act kennt dabei zwei zu unterscheidende Risikodimensionen: den unmittelbaren Zugriff bei Serverstandort USA und den mittelbaren Zugriff über die US-Unternehmensstruktur, selbst wenn die Daten technisch auf EU-Servern liegen. Beide Anbieter geben nach eigenen Angaben EU-Serverstandorte an, die zweite Dimension bleibt davon aber unabhängig bestehen.

Microsoft 365 Copilot erreicht in unserer Methodik den höchsten Score unter den US-Tools, unter anderem weil Microsoft im Rahmen der Geschäftskundenverträge zusätzliche Optionen wie eine EU-Datengrenze anbietet. Details dazu solltest du vor dem Einsatz für den konkret gebuchten Tarif prüfen.

Neuroflash und Taxy.io sind deutsche Anbieter und erreichen in unserer Methodik vor allem aufgrund von EU-Serverstandort und regelmäßig verfügbarem AVV höhere Werte. Taxy.io ist zudem speziell auf die Anforderungen von Steuerkanzleien zugeschnitten.

DeepL Pro und Open Telekom Cloud sind ebenfalls deutsche Anbieter. Open Telekom Cloud betreibt nach eigenen Angaben Serverinfrastruktur in Deutschland und kann als Basis für eigene, europäisch gehostete KI-Workflows dienen.

Was andere Tools problematisch macht

DeepSeek (Stand: Juli 2026) erreicht in unserer Methodik den mit Abstand niedrigsten Score der hier verglichenen Tools. Ausschlaggebend sind unter anderem der Serverstandort in China sowie eine nach unserer Recherche nicht öffentlich dokumentierte Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sowie eine eingeschränkte Transparenz zu den konkreten Prozessen beim KI-Training mit Nutzereingaben – ein Opt-out ist laut Datenschutzerklärung zwar vorgesehen, Details zum Trainingsverfahren selbst bleiben aber dünn. Nach Medienberichten stehen zudem Datenschutzbehörden in Italien und Südkorea in Kontakt mit DeepSeek – für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB bedeutet das einen erheblichen zusätzlichen Prüfaufwand.

Generell gilt: Kostenlose Tarife vieler US-Tools verzichten häufig auf einen AVV und sehen ein Opt-out vom Modelltraining nicht standardmäßig vor – das Opt-out muss aktiv gesetzt werden und wird leicht übersehen. Vor jedem produktiven Einsatz mit Personenbezug lohnt sich daher ein Blick in die aktuelle Datenschutzerklärung und den Drittlandtransfer-Status des jeweiligen Tarifs.

Darf ich ChatGPT als Steuerberater nutzen?

Für rein interne Aufgaben ohne Mandantenbezug – etwa das Zusammenfassen öffentlich zugänglicher Fachartikel – entsteht in der Regel kein zusätzlicher Prüfaufwand. Sobald Mandantendaten, Namen oder Steuer-IDs im Prompt landen, kommt neben der DSGVO auch § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) ins Spiel. Ein AVV allein genügt regelmäßig nicht, wenn zusätzlich § 203 StGB erfüllt werden muss – hier kann eine zusätzliche vertragliche Vereinbarung mit dem Anbieter erforderlich sein, deren Verfügbarkeit du im Einzelfall prüfen solltest.

Schnell-Vergleich für die Kanzlei Interne Recherche ohne Mandantenbezug → ChatGPT Plus / Claude / Gemini – meist unproblematisch Mandantenschreiben mit Namen/Steuer-ID → Taxy.io oder vergleichbares EU-Tool mit AVV – geringeres Zusatzrisiko Diktat mit Mandantenbezug → nur nach Prüfung von Auftragsverarbeitung und Datenregion

Gibt es eine DATEV-KI?

Ja – DATEV integriert eigene KI-Funktionen direkt in seine Kanzleisoftware, was für Steuerberater den Vorteil hat, dass Mandantendaten das gewohnte, bereits vertraglich geregelte Umfeld nicht verlassen. Ergänzend dazu lassen sich KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Neuroflash für Aufgaben ohne direkten Datenbezug einsetzen, etwa das Formulieren von Mandanten-Rundschreiben oder internen Vermerken. Für automatisierte Workflows – etwa das Vorsortieren von Belegen – bieten sich zusätzlich Automatisierungstools als Ergänzung zur nativen DATEV-KI an, sofern auch dort Auftragsverarbeitung und Datenregion geklärt sind.

Lokale KI statt Cloud-KI

Für Kanzleien mit besonders hohem Schutzbedarf ist der Betrieb eines Sprachmodells auf eigener Hardware (On-Premise) eine Alternative, bei der Mandantendaten die eigene Infrastruktur gar nicht erst verlassen. Ansätze wie Ollama (lokale Modellausführung) oder ein selbst gehostetes Mistral-Modell kommen hierfür infrage, teils in Kombination mit Automatisierungstools wie n8n. Ein realistisches Praxisbeispiel: Eine mittelgroße Kanzlei könnte ein lokal betriebenes Modell zunächst für unkritische interne Aufgaben wie die Vorsortierung eingehender Dokumente einsetzen und den Kreis der Anwendungsfälle erst schrittweise erweitern, sobald Betrieb und Wartung sich als stabil erwiesen haben. Realistisch betrachtet erfordert das einen spürbaren technischen Aufwand, entsprechende Hardware und in der Regel den Verzicht auf professionellen Anbieter-Support – für kleinere Kanzleien ohne eigene IT-Abteilung ist das oft kein praktikabler erster Schritt, kann aber für größere Einheiten mit besonders sensiblen Mandaten eine Prüfung wert sein.

Welche KI eignet sich für Kanzleien ohne Cloud-Act-Risiko?

Ein Tool ganz ohne jede Berührung mit dem Cloud Act lässt sich kaum pauschal benennen, denn es lassen sich zwei Risikodimensionen unterscheiden. Bei Serverstandort USA ist ein direkter behördlicher Zugriff auf die dort gespeicherten Daten möglich. Liegt der Serverstandort in der EU, der Anbieter hat aber einen US-Mutterkonzern, bleibt zumindest ein mittelbarer Zugriffsanspruch über die Unternehmensstruktur bestehen, auch wenn die technische Speicherung in der EU erfolgt. Europäische Anbieter mit Sitz und Serverstandort in der EU – etwa Taxy.io, Neuroflash oder Open Telekom Cloud – schließen beide Dimensionen nach unserer Einschätzung weitgehend aus, weil hier weder ein US-Serverstandort noch ein US-Mutterkonzern im Spiel ist. Für eine Steuerkanzlei, die etwa Mandantenbelege KI-gestützt vorsortieren lässt, ist das in der Regel der pragmatischste erste Filter bei der Tool-Auswahl: zuerst europäische Optionen prüfen, US-Tools nur für Aufgaben ohne Mandantenbezug einsetzen.

Methodik

Die genannten DSGVO-Scores basieren auf unserer Methodik und sind Risikoeinschätzungen auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen – Datenschutzerklärungen, AVV-Dokumente und Serverstandort-Angaben der Anbieter. Sie ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und müssen individuell geprüft werden, insbesondere bei Verarbeitung mit Personenbezug oder Berufsgeheimnis-Relevanz. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung, Stand: 2026-07.

Fazit & Empfehlung

Für Standardaufgaben ohne Personenbezug bieten sowohl US- als auch europäische KI-Tools solide Optionen – die Wahl hängt hier eher von Funktionsumfang und Preis ab. Sobald Mandantendaten oder andere personenbezogene Daten im Spiel sind, verschiebt sich die Empfehlung klar in Richtung europäischer Anbieter mit dokumentiertem AVV und EU-Serverstandort, ergänzt um branchenspezifische Lösungen wie die DATEV-eigene KI. Für Berufsgeheimnisträger lohnt sich zusätzlich ein Blick auf lokale KI-Alternativen, auch wenn diese mehr technischen Aufwand bedeuten. Für die meisten KMU ist letztlich nicht die Herkunft des Unternehmens entscheidend, sondern ob ein AVV, eine passende Datenregion und ein geeigneter Tarif vorhanden sind.

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