Kenjo

Kenjo Test 2026: HR-Software für KMU im DSGVO-Check

Kenjo ist eine Workforce-Management-Plattform aus Berlin, die Zeiterfassung, Schichtplanung, Payroll-Vorbereitung, Onboarding und ein optionales Recruiting-Modul (ATS) bündelt. Die Zielgruppe sind KMU mit mehreren Mitarbeitenden, die HR-Prozesse aus Excel-Tabellen oder verstreuten Einzeltools zusammenführen wollen. Der USP liegt weniger in KI-Funktionen als in der Konsolidierung klassischer Personalverwaltung für Teams mit 5 bis mehreren hundert Beschäftigten.

Dieser Test basiert auf der Analyse öffentlich verfügbarer Datenschutzdokumente, der Preisseite und ggf. verfügbarer AVV-Dokumentation (Stand: 2026-08).

Warum nutzen KMU mit mehreren Mitarbeitenden Kenjo?

Kenjo ersetzt vor allem manuelle Schichtpläne, Excel-Abwesenheitslisten und E-Mail-Ketten für Onboarding-Checklisten durch zentrale Workflows. Das spart in erster Linie Koordinationsaufwand zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden, nicht Rechenzeit wie bei KI-Textwerkzeugen. Bei mehreren Standorten – Kenjo nennt Multi-Office-Funktionen ab dem Growth-Plan – kann das den Abstimmungsaufwand zwischen Filialen verringern; belastbare Zahlen dazu veröffentlicht der Hersteller nicht.

Workflow-Beispiel (illustrativ, keine Herstellerangabe): 25 Mitarbeitende an 2 Standorten, Schichtplanung bisher in Excel → Kenjo Growth-Plan mit Schichtvorlagen, Kiosk-App und Multi-Office-Funktion → zentrale Schichtpläne statt E-Mail-Koordination. Der Nutzen liegt im geringeren Abstimmungsaufwand zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden; wie viel Zeit das spart, hängt von Schichtmodell und Teamgröße ab und ist weder von Kenjo noch durch unabhängige Tests belegt.

Wie gut funktioniert Kenjo in der Praxis?

Die Kernfunktionen People Admin, Zeiterfassung und Schichtplanung sind laut Preisseite bereits im Starter-Plan enthalten und decken klassische HR-Grundprozesse ab. Erweiterte Automatisierung (E-Signature, Onboarding/Offboarding-Workflows, BI-Reports) ist erst ab Growth verfügbar, Labour-Law-Alerts und erweiterte Zeiterfassung erst ab Connect. Das Recruiting/ATS-Modul ist in allen Plänen ein separat kostenpflichtiges Add-on und bündelt Bewerbermanagement mit einer Anbindung an über 100 Jobbörsen im Plus-Paket.

Mangels unabhängiger Tests (kein G2-, Capterra- oder Trustpilot-Datensatz im Rechercheumfang) ist die Bedienqualität im Alltag nicht überprüfbar (Stand: 2026-08). Dokumentiert sind dagegen Betriebsangaben: Backups laufen laut Security-Seite alle 6 Stunden mit 2 Tagen Aufbewahrung, Penetrationstests finden laut Hersteller jährlich statt.

Für wen ist Kenjo geeignet?

Kenjo passt zu KMU mit wachsender Belegschaft (etwa 10 bis 200 Mitarbeitende), die Zeiterfassung, Schichtplanung und Onboarding aus mehreren Einzelwerkzeugen zusammenführen wollen – besonders bei Schichtarbeit oder mehreren Standorten, wo Multi-Office- und Kiosk-Funktionen ab Growth den Abstimmungsaufwand senken können. Auch Personalabteilungen, die ein Recruiting-Modul ohne separates ATS-Tool wollen, finden mit dem Add-on eine Option mit nativer Jobbörsen-Anbindung.

Weniger geeignet ist Kenjo für Einzelunternehmer ohne eigene Mitarbeitende sowie für Unternehmen, die vor Vertragsabschluss eine verbindliche Zusage zu Zertifizierungen oder zur vollständigen Subprozessor-Liste benötigen.

Preise & Pläne

Konkrete Euro-Beträge nennt die Preisseite nicht – der Preis hängt von der Mitarbeiterzahl ab und erscheint erst nach individueller Konfiguration bzw. Anfrage. Die Plan-Struktur ist benannt (Stand: 2026-08):

• Starter – People Admin, Zeiterfassung, Schichtplanung, Reporting; Recruiting/ATS nur als Add-on
• Growth – zusätzlich Kiosk-App, E-Signature, Onboarding-Automatisierung, Multi-Office, BI-Reports
• Connect – zusätzlich Training Tracker, APIs/Integrationen, Labour-Law-Alerts, persönlicher Support

Bei jährlicher Abrechnung gewährt Kenjo 10 % Rabatt. Für ein kleines Team mit einfacher Zeiterfassung reicht meist Starter, bei Onboarding-Automatisierung oder mehreren Standorten wird Growth relevant. Ein kostenloser Dauerplan ist nicht dokumentiert. Tarife und Datenschutzbedingungen können sich kurzfristig ändern – vor dem Einsatz aktuelle Bedingungen bei Kenjo prüfen.

Wann lohnt sich Kenjo?

Empfehlung für wachsende KMU-Teams: Der Growth-Plan ist für Unternehmen mit mehreren Standorten oder regelmäßigem Onboarding meist der sinnvolle Einstieg – er enthält Multi-Office-Steuerung, E-Signature und BI-Reports, die im Starter-Plan fehlen. Starter reicht nur für einfache Zeiterfassung ohne Automatisierung; Connect lohnt sich erst, wenn Labour-Law-Alerts, APIs oder größere Datenoperationen gebraucht werden.

DSGVO & Datenschutz

Wie wir bewerten: Wir prüfen Serverstandort, AVV-Verfügbarkeit, KI-Training und US-Datentransfer. Score 1–10, 10 = vollständig DSGVO-freundlich.

DSGVO-Bewertung: 5,0/10

Warum 5,0/10? ✅ EU-Firmensitz Berlin ohne US-Mutterkonzern ✅ Serverstandort dokumentiert (Deutschland/EWR) ✅ SCC-Verweis bei Drittlandtransfer ❌ Kein Self-Service-AVV, nur auf Anfrage ❌ DSB nicht namentlich benannt, nur Rollenkontakt ❌ US-Subprozessoren namentlich bekannt (Anthropic, Google) ❌ Keine vollständige Subprozessor-Liste

Hauptabzüge entstehen durch den fehlenden Self-Service-AVV, die bestätigten US-Subprozessoren und die unvollständige Sub-Prozessor-Liste. Die genannten Scores sind Risikoeinschätzungen nach unserer Methodik, keine rechtlichen Gutachten.

Was dokumentiert ist

Kenjo GmbH nennt einen Datenschutzbeauftragten-Kontakt (Berlin, dataprotection@kenjo.io) laut Privacy Notice (Stand: 2026-08). Die Verarbeitung findet laut dieser Quelle primär in Deutschland/EWR statt, mit dokumentierten Ausnahmen für einzelne US-Dienstleister. Bei Drittlandtransfers verweist Kenjo auf Standardvertragsklauseln.

Was fehlt oder unklar ist

Der Datenschutzbeauftragte ist nur als Funktion, nicht als benannte Person erreichbar. Ein AVV ist laut FAQ abschließbar, aber nicht als Self-Service-Dokument verlinkt; die vorausgesetzte Tarifstufe ist nicht dokumentiert. Eine vollständige Sub-Auftragsverarbeiter-Liste fehlt weiterhin – bekannt sind bislang nur Anthropic und Google als US-Dienstleister laut Privacy Notice. Konkrete Löschfristen fehlen ebenso, nur gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) sind genannt. Anerkannte Sicherheitszertifizierungen sind nicht belegt.

Cloud-Act-Risiko: Risiko 1 (US-Muttergesellschaft) besteht nicht – Kenjo ist eine Berliner GmbH ohne US-Mutterkonzern. Risiko 2 (US-Subprozessoren) besteht dagegen: Die Privacy Notice nennt Anthropic und Google als eingebundene US-Dienstleister, auch wenn der Großteil der Verarbeitung laut Kenjo in Deutschland stattfindet.

Besondere Datenkategorien & Einwilligung

Zeiterfassung und Schichtplanung erzeugen Mitarbeiter-Verhaltensdaten, die arbeitsrechtlich sensibel sind und in Deutschland regelmäßig der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG unterliegen. Biometrische oder Gesundheitsdaten sind im Rechercheumfang nicht dokumentiert; wer im Recruiting-Modul besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, sollte die Rechtsgrundlage vorab intern klären.

Alternativen

Die Angaben zu den Alternativen stammen aus öffentlichen Anbieterinformationen. Ein eigener DSGVO-Score wie für Kenjo liegt für sie nicht vor – die als nicht verifiziert markierten Punkte sind in diesem Test nicht nachgeprüft worden.

Häufige Fragen

Eignet sich Kenjo aus Datenschutzsicht für die Verarbeitung von Personaldaten? Ein AVV ist dafür Voraussetzung, genügt allein aber nicht. Die Hauptverarbeitung liegt laut Privacy Notice in Deutschland/EWR, eingebunden sind daneben Anthropic und Google als US-Dienstleister. Vor einer Freigabe sollten Interessenten deshalb zusätzlich die Transferunterlagen zu den Standardvertragsklauseln und eine vollständige Subprozessor-Liste anfordern – beides ist öffentlich nicht dokumentiert, ebenso wenig die Tarifstufe, ab der Kenjo den AVV bereitstellt. Bei Zeit- und Schichtdaten kommt die Beteiligung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG hinzu.

Bietet Kenjo einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an? Ja, ein AVV ist laut FAQ abschließbar, aber nur auf Anfrage statt als Self-Service-Download; die Tarifstufe ist nicht dokumentiert.

Gibt es einen kostenlosen Plan oder eine Testversion bei Kenjo? Ein dauerhafter kostenloser Plan ist nicht dokumentiert, eine zeitlich begrenzte Testphase bewirbt die Preisseite nicht – Details erfordern eine Anfrage.

Wo verarbeitet Kenjo die Daten (Cloud Act, Drittlandübermittlung)? Laut Privacy Notice liegt der Kern der Verarbeitung in Deutschland/EWR; für einzelne Dienste sind Anthropic und Google als US-Anbieter eingebunden, abgesichert über Standardvertragsklauseln.

Fazit & Empfehlung

Wähle Kenjo, wenn du als KMU Zeiterfassung, Schichtplanung und Onboarding aus Excel-Tabellen oder Einzeltools bündeln willst und mit AVV auf Anfrage sowie einzelnen US-Subprozessoren leben kannst; prüfe zuerst Personio oder Factorial, wenn dir breitere DACH-Verbreitung oder eine vollständige Subprozessor-Liste wichtiger ist.

Kenjo deckt HR-Grundprozesse eines wachsenden KMU solide ab und dokumentiert EU-Firmensitz, überwiegend deutschen Serverstandort und SCC-Verweis nachvollziehbar. Vor dem Einsatz mit sensiblen Personaldaten sollten Interessenten aktiv nach AVV-Tarifstufe, vollständiger Subprozessor-Liste und Sicherheitszertifizierungen fragen.