Welche Kriterien muss ein KI-Anbieter vor dem Vertragsabschluss erfüllen?

Kurze Antwort

Bevor ein KI-Tool mit Geschäfts-, Kunden- oder Mandantendaten arbeitet, muss der Anbieter vier Bausteine belegen können: einen AVV nach Art. 28 DSGVO, dokumentierte TOMs nach Art. 32 DSGVO, eine klare Aussage zum KI-Training mit deinen Eingaben und – bei einem Anbietersitz außerhalb der EU – eine belastbare Antwort auf die Drittlandtransfer-Frage. Fehlt einer dieser vier Punkte, entsteht ein Prüfaufwand, der vor der Unterschrift geklärt werden sollte, nicht danach.

Wichtig: Ein hoher DSGVO-Score bedeutet nicht automatisch einen aufsichtsbehördlich vertretbaren Einsatz im Einzelfall. Entscheidend sind auch die konkrete Nutzung, ein AVV und interne Datenschutzprozesse.

Die folgenden DSGVO-Scores sind Risikoeinschätzungen, keine rechtlichen Bewertungen.

Praxisregel: KI-Anbieter vor Vertragsabschluss prüfen ✅ Anbieter stellt den AVV unaufgefordert und vollständig bereit → Sorgfaltspflicht in der Regel erfüllbar. ✅ Anbieter nennt Subunternehmer und Rechenzentrumsstandort konkret im AVV → Transparenz vorhanden. ⚠️ Anbieter verweist nur auf allgemeine AGB statt eines separaten AVV → zusätzlicher Prüfaufwand vor Vertragsschluss. ⚠️ Anbieter sitzt in den USA ohne eigene EU-Struktur → Cloud-Act-Frage vorab klären, nicht nachträglich. ⚠️ Mandanten-, Patienten- oder Klientendaten geplant → zusätzlich eine §203-Verschwiegenheitsvereinbarung prüfen, ein AVV allein genügt hier nicht.

Relevante KI-Tools im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt zehn KI-Tools, die für die Sorgfaltsprüfung typischerweise in Frage kommen, mit DSGVO-Score, Preis und ob ein kostenloser Einstieg existiert. Die Auswahl deckt sowohl große Mainstream-Assistenten als auch spezialisierte Nischenanbieter ab, damit du je nach Einsatzszenario vergleichen kannst – ein Freelancer ohne Personenbezug hat andere Anforderungen als eine Steuerkanzlei mit Mandantendaten.

Warum diese Tools unterschiedlich abschneiden

Wer Steuerunterlagen oder Verträge durch eine KI zusammenfassen lässt, will nicht nachträglich erfahren, dass der Anbieter keinen AVV kennt. ASCADI bündelt GPT-, Claude- und Gemini-Modelle für Steuerkanzleien und liefert laut Anbieter einen AVV mit §203-Abs.-4-Klausel; konkrete Preise nennt der Anbieter nicht öffentlich, sie sind auf Anfrage zu erfragen. Der DSGVO-Score von 6,0/10 spiegelt in unserer Methodik vor allem die fehlende öffentliche Sub-Prozessoren-Liste der eingesetzten US-Modellanbieter sowie die fehlende Preistransparenz.

Wer schnell eine Übersetzung oder einen Foliensatz braucht, greift oft zu Gemini oder ChatGPT Plus. Beide bieten kostenlose Einstiegspläne, doch Bezahltarife und AVV-Umfang sollten direkt beim Anbieter geprüft werden, bevor Kundendaten einfließen. Der niedrigere Score von ChatGPT Plus (5,2/10) hängt in unserer Methodik vor allem damit zusammen, dass der Consumer-Tarif standardmäßig keinen AVV enthält und Eingaben ohne aktives Opt-out zum Training genutzt werden.

Kanzleien, die auf Steuerrecht spezialisierte Auswertungen brauchen, kennen das Problem unklarer Rechtsgrundlagen bei Rand-Themen wie Erbschaftsteuer oder Grundsteuer. Taxy.io deckt das mit spezialisierten Produkten ab und erreicht mit 8,0/10 den höchsten Score in dieser Übersicht, unter anderem weil der AVV öffentlich einsehbar ist und die Verschwiegenheitspflicht der Mitarbeiter explizit regelt. Eine Kanzlei, die zwischen ASCADI und Taxy.io entscheidet, sollte deshalb weniger auf den Funktionsumfang als auf die AVV-Transparenz schauen.

Wer juristische Texte KI-gestützt vorbereiten will, aber nicht auf reines Fachwissen verzichten möchte, findet in Beck-Noxtua eine Kombination aus KI und dem Rechtswissen von beck-online. Der AVV-Volltext ist nicht öffentlich einsehbar, weshalb der Score von 7,2/10 an eine individuelle Prüfung vor Einsatz mit echten Mandantendaten gekoppelt bleibt – Serverstandort (Deutschland) und ein dokumentiertes Zertifizierungsportfolio wirken dagegen positiv.

Für allgemeine Textarbeit ohne Personenbezug eignet sich Claude (Anthropic) oft gut, verlangt aber – wie bei US-Anbietern üblich – vor dem Einsatz mit sensiblen Daten eine Prüfung der Drittlandtransfer-Situation; der Score von 6,2/10 berücksichtigt das.

Wer offene Modelle bevorzugt oder Wert auf Selbst-Hosting legt, landet häufig bei Mistral AI, einem europäischen Anbieter ohne US-Konzernmutter, dessen kostenpflichtige Tarife individuell beim Anbieter zu klären sind, bevor produktive Daten einfließen. Der Score von 7,1/10 setzt voraus, dass die Trainings-Opt-out-Frage beim gewählten Tarif tatsächlich geklärt wird.

In Microsoft-Umgebungen mit bestehendem 365-Tenant übernimmt Microsoft 365 Copilot die KI-Funktionen direkt im gewohnten Werkzeug. Der Copilot-Zusatz wird als separat buchbare Erweiterung zur ohnehin nötigen M365-Business-Lizenz abgerechnet – Preise und befristete Aktionen ändern sich beim Anbieter regelmäßig und werden teils in US-Dollar, teils in Euro kommuniziert, weshalb wir hier bewusst auf eine eigene Gesamtkostenrechnung verzichten: aktuelle Konditionen bitte direkt bei Microsoft oder eurem Lizenzpartner prüfen, bevor kalkuliert wird. Der AVV läuft automatisch über den bestehenden Microsoft-Rahmenvertrag, eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist trotzdem empfehlenswert, weil Nutzungsgewohnheiten analysiert werden können.

Wer maximale Kontrolle über den Serverstandort braucht, etwa eine Kanzlei mit eigener IT, kann Anwendungen auf T Cloud Public (vormals Open Telekom Cloud) selbst betreiben. Server stehen laut Anbieterangaben in Deutschland (Biere, Magdeburg), zusätzlich sind die Niederlande und die Schweiz als Region frei wählbar – die Schweiz zählt nicht zur EU, gilt aber aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission datenschutzrechtlich als sicheres Drittland. Bei bewusster Regionswahl empfiehlt es sich trotzdem, die gewählte Region im AVV dokumentieren zu lassen; der Score liegt bei 6,9/10.

Für Übersetzungen mit hohem Qualitätsanspruch bleibt DeepL Pro verbreitet. Der Anbieter nennt eine hybride EU-/AWS-Infrastruktur und schließt laut eigenen Angaben ein Training mit Pro-Texten aus; der Score von 7,2/10 berücksichtigt, dass der AVV nicht selbstständig, sondern nur auf Anfrage abschließbar ist.

Was andere Tools problematisch macht

Bei mehreren weit verbreiteten Consumer-Tarifen fehlt ein öffentlich dokumentierter AVV, oder es bleibt unklar, ob Eingaben zum Modelltraining genutzt werden. Das ist kein Weltuntergang für Aufgaben ohne Personenbezug, wird aber zum Risiko, sobald echte Kunden- oder Mandantendaten einfließen. Bei direkten US-Anbietern ohne eigene EU-Gesellschaft bleibt zusätzlich die Anwendbarkeit des Cloud Act bestehen, unabhängig vom gewählten Rechenzentrumsstandort – bei EU-Töchtern eines US-Konzerns sinkt dieses Risiko, verschwindet aber laut aktueller Fachdiskussion nicht vollständig.

Nach unserer Recherche (Stand: 2026-07) bleibt insbesondere bei kostenlosen oder knapp bepreisten Einstiegstarifen unklar, welche Unterauftragsverarbeiter im Hintergrund eingebunden sind. Das lässt sich nur durch eine direkte Nachfrage beim Anbieter oder einen vollständigen AVV-Text klären, nicht durch Marketingaussagen auf der Startseite. Wer hier vorschnell unterschreibt, verlagert die spätere Prüfung ungewollt auf den Ernstfall, etwa eine Anfrage der Aufsichtsbehörde.

Darf ich ChatGPT, Claude & Co. als Steuerberater oder Anwalt nutzen?

Für allgemeine Aufgaben ohne Personenbezug – Textvorlagen, interne Notizen, Recherche zu öffentlich zugänglichem Recht – lassen sich ChatGPT, Claude, Gemini und ähnliche Assistenten grundsätzlich nutzen. Sobald Mandanten-, Patienten- oder Klientendaten einfließen, greift für Berufsgeheimnisträger zusätzlich §203 StGB: Ein AVV allein genügt regelmäßig nicht, wenn zusätzlich eine strafrechtlich wirksame Verschwiegenheitsverpflichtung des Anbieters und seiner Mitarbeiter erforderlich ist. Unsere ausführliche Übersicht zu KI-Tools mit §203-Verschwiegenheitsvereinbarung listet fünf nischenspezialisierte Anbieter, die diese zusätzliche Hürde nach unserer Recherche belegen können – die hier vorgestellten Mainstream-Tools wie ChatGPT, Claude und Gemini gehören ausdrücklich nicht dazu, solange echte Berufsgeheimnisdaten verarbeitet werden. Verantwortlich bleibt in jedem Fall die Kanzlei oder Praxis selbst, nicht der Anbieter, weshalb die Auswahlentscheidung nicht delegiert werden sollte.

Kurz gesagt: Wenn Mandanten-, Patienten- oder Klientendaten verarbeitet werden, brauchst du fast immer: (1) einen AVV nach Art. 28 DSGVO, (2) zusätzlich eine §203-Verschwiegenheitsvereinbarung, (3) bei US-Anbietern eine geprüfte Antwort auf die Cloud-Act-Frage, und (4) idealerweise die Rücksprache mit deinem Datenschutzbeauftragten vor dem ersten produktiven Einsatz.

Lokale KI statt Cloud-KI

Wer die Drittlandtransfer- und Cloud-Act-Fragen ganz umgehen will, kann Modelle wie Mistral oder offene Llama-Varianten lokal beziehungsweise auf eigener EU-Infrastruktur betreiben, etwa über Ollama oder eine selbst gehostete n8n-Workflow-Automatisierung mit angebundenem lokalem LLM. Der Vorteil: Kein Dritter verarbeitet die Daten, ein AVV wird in diesem Szenario oft entbehrlich. Der Nachteil: Der technische Aufwand für Betrieb, Absicherung und Aktualisierung liegt vollständig bei der eigenen IT, Hardwareanforderungen für größere Modelle sind nicht zu unterschätzen, und ein klassischer Anbieter-Support entfällt. Für kleinere Kanzleien oder Praxen ohne eigene IT-Abteilung ist das meist nur mit externer Unterstützung realistisch umsetzbar.

Reicht ein AVV allein für die Sorgfaltsprüfung aus?

Nein. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO regelt die datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitung, sagt aber nichts über eine mögliche strafrechtliche Schweigepflicht nach §203 StGB oder über die Cloud Act-Frage bei US-Anbietern aus. Für Berufsgeheimnisträger kommt regelmäßig mindestens eine zusätzliche Prüfung hinzu; für alle anderen KMU bleibt zumindest die Frage nach dokumentierten TOMs und dem Umgang mit KI-Training offen, die ein reiner AVV nicht automatisch beantwortet. Ein Beispiel: Ein AVV kann bestätigen, dass Daten verschlüsselt übertragen werden, ohne zu klären, wer beim Anbieter intern auf Klartext-Prompts zugreifen darf – genau das regeln TOMs.

Methodik

Die genannten DSGVO-Scores stammen aus unserer Methodik und sind Risikoeinschätzungen auf Basis öffentlich zugänglicher Dokumente – AVV-Texte, Datenschutzerklärungen und Anbieterangaben zum Recherchezeitpunkt. Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung im Einzelfall und keine Rechtsberatung, Stand: 2026-07. Wir prüfen DSGVO-Scores regelmäßig neu, weil sich AVV-Texte und Anbieterangaben ändern können.

Fazit & Empfehlung

Eine saubere Sorgfaltsprüfung vor Vertragsabschluss braucht keinen Juristen für jeden einzelnen Klick – aber vier klare Fragen: Gibt es einen AVV? Sind TOMs dokumentiert? Was passiert mit den Eingaben beim Training? Und bei US-Anbietern: Wie wird mit dem Cloud Act umgegangen? Wer zusätzlich Berufsgeheimnisse verarbeitet, muss die §203-Frage separat klären, am besten bevor der erste Testaccount überhaupt mit echten Daten befüllt wird.

Du willst nicht jeden Vertrag selbst prüfen? Unsere Tooltests zeigen pro KI-Tool: AVV, DPA, KI-Training, Cloud-Act-Risiko, DSGVO-Score.